VSME-Bericht erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Immer mehr mittelständische Unternehmen entscheiden sich, freiwillig nach dem VSME-Standard zu berichten – sei es, weil Banken strukturierte ESG-Daten verlangen, weil Konzernkunden Lieferketten-Fragebögen verschicken, oder weil die Geschäftsführung sich frühzeitig auf künftige Regulierung vorbereiten möchte. Ein gut strukturierter VSME-Bericht bringt dabei einen doppelten Nutzen: Er beantwortet die meisten externen Anfragen mit einem einzigen Dokument, und er zwingt das Unternehmen, seine eigene Nachhaltigkeitsleistung erstmals systematisch zu erfassen.

Der entscheidende Erfolgsfaktor ist die Vorbereitung: Wer Verantwortlichkeiten, Datenquellen und Zeitplan von Anfang an klärt, vermeidet die häufigsten Fehler – allen voran, mit der Datensammlung erst kurz vor dem Abgabetermin zu beginnen. Dieser Leitfaden führt Sie praxisnah durch den gesamten Prozess, von der ersten Projektplanung bis zur Veröffentlichung, inklusive Beispielstruktur, Checkliste und den häufigsten Stolperfallen.

Was ist ein VSME-Bericht?

Definition

Ein VSME-Bericht ist ein Nachhaltigkeitsbericht, den ein Unternehmen freiwillig nach dem VSME-Standard der EFRAG erstellt. Er fasst Umwelt-, Sozial- und Governance-Kennzahlen sowie qualitative Angaben zu Strategie und Praktiken strukturiert zusammen und dient dazu, Banken, Kunden und Investoren gegenüber transparent und vergleichbar über die eigene Nachhaltigkeitsleistung zu berichten. Eine ausführliche Erklärung des zugrundeliegenden Standards finden Sie im Grundlagenartikel „Was ist der VSME-Standard?“.

Wer sollte einen VSME-Bericht erstellen?

• Freiwillige Anwender, die ihre Nachhaltigkeitsleistung strukturiert kommunizieren möchten, ohne gesetzlich dazu verpflichtet zu sein.

• KMU und Mittelständler, die nach der Omnibus-Reform nicht mehr oder nie unter die CSRD fallen.

• Zulieferer von CSRD-pflichtigen Großunternehmen, die im Rahmen der Lieferkette regelmäßig ESG-Daten liefern müssen.

• Unternehmen, die von Banken, Investoren oder im Rahmen von Ausschreibungen nach strukturierten Nachhaltigkeitsdaten gefragt werden.

Welche Informationen werden für den VSME-Bericht benötigt?

Bevor die eigentliche Berichterstellung beginnt, lohnt sich ein Überblick über die benötigten Datenkategorien. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Themenbereiche mit Beispielen zusammen.

Auf einen Blick: Die genannten Kategorien decken das Basismodul weitgehend ab. Wer zusätzlich das Comprehensive-Modul nutzt, ergänzt vertiefende, meist qualitative Angaben zu Strategie, Klimaübergangsplänen und Menschenrechten in der Lieferkette.

Schritt 1: Projekt vorbereiten

Eine solide Projektvorbereitung entscheidet über den späteren Aufwand. Vier Punkte sind dabei zentral:

• Verantwortlichkeiten festlegen: Wer koordiniert das Projekt, wer liefert welche Daten, wer gibt den fertigen Bericht frei?

• Ziele definieren: Soll nur das Basismodul oder auch das Comprehensive-Modul umgesetzt werden? Wer sind die wichtigsten Adressaten des Berichts?

• Zeitplan erstellen: Realistische Meilensteine für Datenerfassung, Erstellung, Qualitätssicherung und Veröffentlichung, mit Pufferzeiten für Rückfragen.

• Stakeholder einbeziehen: Fachabteilungen (Einkauf, HR, Facility Management), Geschäftsführung und gegebenenfalls externe Berater frühzeitig informieren.

Auf einen Blick: Ein klar definiertes Projektteam mit Zeitplan verhindert den häufigsten Fehler in der Praxis – dass die Datenerfassung erst wenige Wochen vor dem gewünschten Veröffentlichungstermin beginnt.

Schritt 2: Daten erfassen

Die eigentliche Datenerfassung ist meist der zeitintensivste Schritt. Wichtige Datenquellen sind Buchhaltungssysteme (Energiekosten, Reisekosten, Fuhrpark), HR-Systeme (Mitarbeiterdaten, Fluktuation, Weiterbildung), Facility Management (Energie- und Wasserverbrauch je Standort) sowie der Einkauf (Lieferantenstruktur, Ausgaben nach Kategorie).

• Interne Datenquellen systematisch erfassen: Wo liegen die benötigten Rohdaten bereits vor, wo müssen sie erstmals erhoben werden?

• Verantwortlichkeiten je Datenpunkt zuweisen, damit Rückfragen eine klare Anlaufstelle haben.

• Qualitätssicherung von Anfang an mitdenken: Einheitliche Einheiten, Zeiträume und Berechnungsgrundlagen (z. B. Emissionsfaktoren) festlegen, um spätere Korrekturen zu vermeiden.

Schritt 3: Daten nach dem VSME strukturieren

Sind die Rohdaten vorhanden, werden sie den Angabebereichen des VSME zugeordnet: den elf Bereichen des Basismoduls (B1–B11) und, falls gewünscht, den neun Bereichen des Comprehensive-Moduls (C1–C9).

• Module festlegen: Reicht das Basismodul aus, oder verlangen Bankgespräche beziehungsweise Konzernkunden auch Angaben aus dem Comprehensive-Modul?

• Anforderungen je Angabebereich prüfen: Welche Kennzahlen sind quantitativ (Zahlen, Prozentsätze), welche qualitativ (Beschreibung von Praktiken und Strategien)?

• Datenpunkte zuordnen: Jede erfasste Kennzahl einem konkreten VSME-Datenpunkt zuweisen, offene Lücken dokumentieren statt sie zu verschweigen.

Schritt 4: Bericht erstellen

Beim eigentlichen Schreiben des Berichts zahlen sich folgende Prinzipien aus:

• Klare Struktur: Der Bericht folgt konsequent dem Aufbau der VSME-Module, damit Leser und automatisierte Auswertungen sich leicht orientieren können.

• Verständliche Sprache: Fachbegriffe kurz erklären, statt sie vorauszusetzen – der Bericht wird auch von Bankmitarbeitenden ohne Nachhaltigkeits-Hintergrund gelesen.

• Kennzahlen im Kontext: Absolute Zahlen durch Vorjahresvergleiche oder Kennzahlen pro Mitarbeitendem beziehungsweise Umsatz einordnen.

• Grafiken sparsam einsetzen: Ein bis zwei aussagekräftige Diagramme pro Themenbereich erhöhen die Lesbarkeit, ohne den Bericht zu überladen.

• Erläuterungen zu Lücken: Wo Daten fehlen, transparent begründen, statt den Abschnitt auszulassen.

Schritt 5: Qualität prüfen

• Vollständigkeit: Sind alle für das gewählte Modul erforderlichen Angaben enthalten oder als bewusste Auslassung dokumentiert?

• Konsistenz: Stimmen Zahlen im Fließtext mit den Werten in Tabellen und Grafiken überein?

• Plausibilitätsprüfung: Wirken Kennzahlen im Branchenvergleich realistisch, oder deuten Ausreißer auf Erfassungsfehler hin?

• Interne Freigaben: Fachabteilungen und Geschäftsführung geben den Bericht formal frei, idealerweise im Vier-Augen-Prinzip.

Schritt 6: Bericht veröffentlichen und kommunizieren

Ein VSME-Bericht kann als eigenständiges Dokument, als Teil des Lageberichts oder über eine Plattform wie den Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) veröffentlicht werden. Wichtige Kommunikationskanäle sind:

• Unternehmenswebsite: zentrale, dauerhaft zugängliche Veröffentlichung, etwa im Bereich Nachhaltigkeit oder Investor Relations.

• Kunden: proaktive Weitergabe an Konzernkunden, die im Rahmen ihrer eigenen CSRD-Berichterstattung Lieferkettendaten benötigen.

• Banken: Vorlage im Rahmen von Kreditgesprächen oder Nachhaltigkeitsratings.

• Investoren: Bereitstellung im Rahmen von Finanzierungsrunden oder jährlichen Investorenupdates.

• Ausschreibungen: Nachweis der Nachhaltigkeitsleistung bei öffentlichen oder konzerninternen Vergabeverfahren.

Typischer Aufbau eines VSME-Berichts

Auch wenn der VSME selbst kein starres Layout vorschreibt, hat sich in der Praxis folgende Beispielstruktur bewährt:

Häufige Fehler bei der Erstellung

• Datensammlung erst kurz vor Fertigstellung beginnen, statt frühzeitig Prozesse aufzusetzen.

• Fehlende Verantwortlichkeiten: Niemand fühlt sich für einzelne Datenpunkte konkret zuständig.

• Keine CO₂-Daten erfassen, obwohl Emissionen zu den am häufigsten nachgefragten Kennzahlen zählen.

• Unvollständige Kennzahlen ohne Kennzeichnung der Lücken statt transparenter Dokumentation von Auslassungen.

• Fehlende Dokumentation der Berechnungsgrundlagen, was spätere Prüfungen oder Rückfragen erschwert.

• Ausschließlich mit Excel arbeiten, obwohl mehrere Personen oder Abteilungen gleichzeitig an den Daten arbeiten müssen – das führt erfahrungsgemäß zu Versionskonflikten und Dateninkonsistenzen.

Excel oder Software?

Checkliste: VSME-Bericht erstellen

Diese Checkliste fasst die wichtigsten Meilensteine zusammen und eignet sich als Fortschrittskontrolle für Ihr Projekt:

• Projektteam definiert

• Datenquellen identifiziert

• Kennzahlen erhoben

• CO₂-Bilanz erstellt

• Bericht strukturiert

• Freigabe erfolgt

• Veröffentlichung geplant

cubemos bietet diese Checkliste auch als separate Download-Vorlage an, die sich direkt im Team teilen und als Projektplan verwenden lässt.

Fazit

Ein VSME-Bericht lässt sich mit klarer Projektstruktur, definierten Verantwortlichkeiten und einem realistischen Zeitplan gut bewältigen – auch ohne vorherige Erfahrung in der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Entscheidend ist, frühzeitig mit der Datenerfassung zu beginnen, statt sie auf die letzten Wochen vor der Veröffentlichung zu verschieben. Mit einer frühzeitigen Datenerfassung und, sobald der Aufwand wächst, geeigneter Software lässt sich der wiederkehrende Aufwand in den Folgejahren deutlich reduzieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie erstellt man einen VSME-Bericht?

In sechs Schritten: Projekt vorbereiten, Daten erfassen, Daten nach den VSME-Modulen strukturieren, Bericht schreiben, Qualität prüfen und veröffentlichen. Eine klare Verantwortlichkeitsverteilung und ein realistischer Zeitplan sind dabei entscheidend.

Welche Daten werden für den VSME-Bericht benötigt?

Grundlegende Unternehmensdaten sowie Umwelt-, Sozial- und Governance-Kennzahlen wie CO₂-Emissionen, Energieverbrauch, Belegschaftsstruktur und Angaben zu Lieferkette und Governance-Praktiken.

Gibt es eine Vorlage für den VSME-Bericht?

Ja. Die EFRAG stellt ein kostenloses Excel-Template mit allen Datenpunkten bereit, zusätzlich bieten Plattformen wie der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK) ein Online-Template an.

Gibt es ein Muster für einen VSME-Bericht?

Erste veröffentlichte VSME-Berichte von Unternehmen wie Danone oder Trianel dienen als Orientierung für Aufbau und Detailtiefe, sind aber nicht als offizielle Muster der EFRAG zu verstehen.

Wie lange dauert die Erstellung eines VSME-Berichts?

Für den ersten Berichtszyklus eines kleineren Unternehmens sind sechs bis zwölf Wochen realistisch, abhängig von Datenverfügbarkeit und Ressourcen. Folgeberichte lassen sich mit etablierten Prozessen deutlich schneller erstellen.

Ist eine externe Prüfung des VSME-Berichts erforderlich?

Nein, der VSME sieht keine verpflichtende externe Prüfung (Assurance) vor. Eine interne Qualitätssicherung, etwa im Vier-Augen-Prinzip, wird dennoch empfohlen.

Welche Unternehmen sollten einen VSME-Bericht erstellen?

Vor allem KMU und Mittelständler, die freiwillig berichten möchten, nicht mehr unter die CSRD fallen oder von Banken, Kunden beziehungsweise Investoren nach strukturierten ESG-Daten gefragt werden.

Kann man den VSME-Bericht mit Excel erstellen?

Ja, für einen ersten Bericht mit überschaubarer Datenmenge reicht das kostenlose EFRAG-Excel-Template. Bei wiederkehrender Berichterstattung mit mehreren Beteiligten stößt Excel jedoch an Grenzen.

Welche Software eignet sich für die VSME-Berichterstellung?

Sowohl reine VSME-Tools als auch modulare ESG-Plattformen wie cubemos, die zusätzlich CSRD, CO₂-Bilanzierung und Lieferkettenanforderungen abdecken. Ein ausführlicher Vergleich findet sich im Artikel „VSME-Software im Vergleich“.

Was kostet die Erstellung eines VSME-Berichts?

Mit dem kostenlosen EFRAG-Template entstehen keine direkten Softwarekosten, wohl aber interner Personalaufwand. Spezialisierte Software kostet je nach Anbieter zwischen rund 100 und mehreren Tausend Euro pro Jahr.

Wie oft muss der VSME-Bericht aktualisiert werden?

Eine jährliche Aktualisierung wird empfohlen, insbesondere um Vorjahresvergleiche zu ermöglichen und Anfragen von Banken oder Kunden laufend zu bedienen. Eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nicht, da der Standard freiwillig ist.

Wer ist im Unternehmen für den VSME-Bericht verantwortlich?

Üblicherweise koordiniert eine zentrale Person – etwa aus Nachhaltigkeitsmanagement, Controlling oder Geschäftsführung – das Projekt und bindet Fachabteilungen wie HR, Einkauf und Facility Management für einzelne Datenpunkte ein.

Muss der VSME-Bericht veröffentlicht werden?

Nein, eine Veröffentlichungspflicht besteht nicht. In der Praxis wird der Bericht aber meist auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht oder gezielt an Banken, Kunden und Investoren übermittelt, um seinen Zweck zu erfüllen.

Welche CO₂-Daten werden für den VSME-Bericht benötigt?

Mindestens Scope-1- und Scope-2-Emissionen aus eigenen Anlagen, Fuhrpark und eingekaufter Energie. Im Comprehensive-Modul können zusätzlich Scope-3-Emissionen aus der Wertschöpfungskette relevant werden.

Wo finde ich den offiziellen VSME-Standard?

Der vollständige VSME-Standard ist auf der Website der EFRAG als PDF verfügbar. Ergänzend veröffentlicht die Europäische Kommission die zugehörige Empfehlung sowie den finalen delegierten Rechtsakt zum freiwilligen Standard.