PPWR-Checkliste für Unternehmen: So bereiten Sie sich Schritt für Schritt auf die neue EU-Verpackungsverordnung vor.

Die wichtigsten Maßnahmen für Hersteller, Händler, Importeure und Markeninhaber

Mit der Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) führt die Europäische Union neue, einheitliche Anforderungen für Verpackungen und Verpackungsabfälle ein. Ziel der Verordnung ist es, Verpackungen nachhaltiger zu gestalten, Abfälle zu reduzieren und die Kreislaufwirtschaft innerhalb Europas zu stärken.

Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Die Anforderungen an Verpackungen, Nachweispflichten und Datenmanagement werden deutlich umfangreicher. Gleichzeitig gelten viele Verpflichtungen nicht erst kurz vor Inkrafttreten, wer sich frühzeitig vorbereitet, spart später Zeit, Kosten und vermeidet unnötige Risiken.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Schritte Unternehmen bereits heute umsetzen sollten und worauf es in den kommenden Monaten besonders ankommt.

Warum Unternehmen sich schon heute mit der PPWR beschäftigen sollten

Obwohl zahlreiche Anforderungen der PPWR erst schrittweise eingeführt werden, ist die Vorbereitung kein Projekt, das sich innerhalb weniger Wochen erledigen lässt.

In vielen Unternehmen liegen relevante Verpackungsinformationen verteilt über verschiedene Systeme, Excel-Listen oder direkt bei Lieferanten. Häufig existiert keine vollständige Übersicht darüber,

• welche Verpackungen überhaupt eingesetzt werden,  

• aus welchen Materialien sie bestehen,  

• welche gesetzlichen Anforderungen bereits erfüllt werden und  

• welche Nachweise später benötigt werden.  

Gerade internationale Unternehmen mit mehreren Standorten oder einer großen Anzahl an Produkten müssen oftmals tausende Verpackungsvarianten bewerten.

Je früher diese Daten strukturiert erfasst werden, desto einfacher lassen sich spätere Anforderungen erfüllen.

Welche Unternehmen sind von der PPWR betroffen?

Die PPWR betrifft deutlich mehr Unternehmen als viele zunächst vermuten.

Betroffen sind unter anderem:

• Hersteller von Produkten  

• Markeninhaber  

• Unternehmen mit Eigenmarken  

• Importeure  

• Distributoren  

• Onlinehändler  

• Fulfillment-Dienstleister  

• Unternehmen, die Produkte innerhalb der EU vertreiben  

Kurz gesagt: Sobald Ihr Unternehmen Verpackungen erstmals auf dem europäischen Markt bereitstellt oder verpackte Produkte vertreibt, sollten Sie prüfen, welche Verpflichtungen sich aus der PPWR ergeben.

Die PPWR-Checkliste für Unternehmen

Schritt 1: Eine vollständige Verpackungsinventur durchführen

Der wichtigste erste Schritt besteht darin, einen vollständigen Überblick über alle eingesetzten Verpackungen zu erhalten. In der Praxis zeigt sich häufig, dass Unternehmen nur ihre Produktverpackungen betrachten. Tatsächlich umfasst die PPWR jedoch zahlreiche Verpackungsarten.

Dazu gehören beispielsweise:

• Produktverpackungen  

• Primärverpackungen  

• Sekundärverpackungen  

• Versandverpackungen  

• Transportverpackungen  

• Serviceverpackungen  

• Umverpackungen  

• Displayverpackungen  

Für jede Verpackung sollten mindestens folgende Informationen dokumentiert werden:

• Verpackungsbezeichnung  

• Material  

• Gewicht  

• Lieferant  

• Einsatzbereich  

• Produktzuordnung  

• Absatzmärkte  

Erst wenn diese Transparenz geschaffen wurde, können weitere Anforderungen bewertet werden.

Schritt 2: Zuständigkeiten im Unternehmen festlegen

Die Umsetzung der PPWR ist keine Aufgabe einer einzelnen Abteilung.

Typischerweise sind mehrere Unternehmensbereiche beteiligt:

• Einkauf  

• Verpackungsentwicklung  

• Produktmanagement  

• Nachhaltigkeit  

• Qualitätsmanagement  

• Regulatory Affairs  

• Compliance  

• Supply Chain  

• IT  

Viele Unternehmen unterschätzen den Abstimmungsaufwand zwischen diesen Bereichen. Deshalb empfiehlt es sich, frühzeitig einen zentralen Projektverantwortlichen oder ein interdisziplinäres PPWR-Team zu benennen.

Schritt 3: Die Rolle Ihres Unternehmens bestimmen

Die Anforderungen der PPWR unterscheiden sich je nach Rolle innerhalb der Lieferkette.

Fragen Sie sich deshalb:

• Stellen wir Produkte selbst her?  

• Importieren wir Waren aus Nicht-EU-Staaten?  

• Verkaufen wir unter eigener Marke?  

• Treten wir ausschließlich als Händler auf?  

• Verpacken wir Produkte selbst?  

Je nach Rolle können unterschiedliche Verpflichtungen hinsichtlich Dokumentation, Kennzeichnung oder Konformitätsnachweisen gelten. Eine klare Zuordnung verhindert spätere Missverständnisse.

Schritt 4: Verpackungsdaten zentral erfassen

Einer der größten Erfolgsfaktoren für die PPWR ist eine saubere Datenbasis.

In vielen Unternehmen befinden sich relevante Informationen heute an unterschiedlichen Stellen:

• Excel-Dateien  

• ERP-Systeme  

• PLM-Systeme  

• Lieferantenportale  

• E-Mail-Verläufe  

• technische Zeichnungen  

Dadurch entstehen Medienbrüche und Inkonsistenzen. Sinnvoll ist deshalb der Aufbau einer zentralen Datenbasis, in der sämtliche Verpackungsinformationen gepflegt werden.

Dazu gehören unter anderem:

• Materialinformationen  

• Gewichte  

• Artikelnummern  

• Verpackungsbilder  

• Lieferanten  

• Konformitätsdokumente  

• technische Spezifikationen  

Eine zentrale Datenverwaltung erleichtert spätere Nachweispflichten erheblich.

Schritt 5: Lieferanten frühzeitig einbinden

Viele Informationen können Unternehmen nicht selbst ermitteln. Gerade Materialzusammensetzungen oder technische Eigenschaften liegen häufig ausschließlich bei Verpackungsherstellern vor. Deshalb empfiehlt es sich, Lieferanten frühzeitig anzusprechen und relevante Dokumente anzufordern.

Hierzu zählen beispielsweise:

• Materialdeklarationen  

• technische Datenblätter  

• Konformitätserklärungen  

• Informationen zur Recyclingfähigkeit  

• Angaben zu eingesetzten Materialien  

Je früher diese Informationen vorliegen, desto geringer ist später der organisatorische Aufwand.

Schritt 6: Bestehende Verpackungen bewerten

Nicht jede heute eingesetzte Verpackung wird langfristig unverändert eingesetzt werden können. Deshalb lohnt sich bereits jetzt eine systematische Bewertung.

Stellen Sie sich beispielsweise folgende Fragen:

• Ist die Verpackung materialeffizient gestaltet?  

• Können Verpackungsbestandteile reduziert werden?  

• Lassen sich unterschiedliche Materialien vermeiden?  

• Ist die Verpackung grundsätzlich recyclingfähig?  

• Gibt es nachhaltigere Alternativen?  

Diese Bewertung hilft nicht nur im Hinblick auf regulatorische Anforderungen, sondern kann gleichzeitig Materialkosten reduzieren.

Schritt 7: Dokumentationsprozesse aufbauen

Mit der PPWR steigen auch die Anforderungen an die Dokumentation.

Unternehmen sollten deshalb frühzeitig definieren,

• welche Dokumente benötigt werden,  

• wo diese gespeichert werden,  

• wer sie pflegt und  

• wie Aktualisierungen erfolgen.  

Gerade bei mehreren hundert oder tausend Verpackungen wird eine strukturierte Dokumentation unverzichtbar.

Schritt 8: Interne Prozesse standardisieren

Die Einführung der PPWR sollte nicht als einmaliges Projekt verstanden werden. Neue Produkte, neue Lieferanten oder geänderte Verpackungen müssen künftig ebenfalls bewertet werden. Deshalb empfiehlt es sich, feste Prozesse zu etablieren.

Beispielsweise:

• Verpackungsprüfung im Produktentwicklungsprozess  

• Standardisierte Lieferantenabfragen  

• regelmäßige Datenaktualisierung  

• interne Freigabeprozesse  

• Compliance-Reviews  

So bleibt die Datenqualität langfristig erhalten.

Schritt 9: Eine Software für das PPWR-Datenmanagement einsetzen

Die Anforderungen der PPWR gehen weit über eine einmalige Bestandsaufnahme hinaus. Verpackungsdaten müssen kontinuierlich gepflegt, aktualisiert und für verschiedene Nachweis- und Dokumentationspflichten verfügbar sein. In vielen Unternehmen werden diese Informationen heute noch in Excel-Tabellen, ERP-Systemen, E-Mails oder einzelnen Lieferantendokumenten verwaltet. Mit steigender Anzahl an Verpackungen und gesetzlichen Anforderungen wird dieser Ansatz jedoch schnell unübersichtlich.

Eine spezialisierte PPWR-Software hilft dabei, alle relevanten Verpackungsdaten an einem zentralen Ort zu bündeln und Prozesse zu standardisieren. Dazu gehören unter anderem:

• die zentrale Verwaltung aller Verpackungsdaten,  

• die strukturierte Erfassung von Materialien, Gewichten und Komponenten,  

• die Zuordnung von Lieferanteninformationen und technischen Dokumenten,  

• die Nachverfolgung von Änderungen,  

• die Vorbereitung regulatorischer Nachweise sowie  

• die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Nachhaltigkeit, Qualitätsmanagement und Compliance.  

Gerade Unternehmen mit vielen Produkten, mehreren Standorten oder internationalen Lieferketten profitieren von einer digitalen Lösung, da sie den manuellen Aufwand reduziert und eine konsistente Datenbasis schafft.

Warum cubemos?

Mit dem PPWR-Modul von cubemos erhalten Unternehmen eine speziell für die Anforderungen der neuen EU-Verpackungsverordnung entwickelte Softwarelösung. Verpackungsdaten können zentral verwaltet, Dokumentationen strukturiert aufgebaut und regulatorische Anforderungen effizient umgesetzt werden.

Als deutscher Softwareanbieter aus München entwickelt cubemos seit vielen Jahren Lösungen für ESG-, CO2-, Compliance-, Nachhaltigkeits- und Datenmanagement-Prozesse. Zahlreiche mittelständische Unternehmen und international tätige Konzerne setzen bereits langfristig auf die Software und profitieren von einer praxisnahen Lösung sowie persönlicher Beratung durch erfahrene Experten.

Das PPWR-Modul von cubemos unterstützt Unternehmen dabei, Transparenz über ihre Verpackungslandschaft zu schaffen, Datenlücken frühzeitig zu erkennen und sich strukturiert auf die kommenden Anforderungen der Verordnung vorzubereiten. Dadurch lassen sich manuelle Prozesse reduzieren und Compliance-Aufgaben deutlich effizienter organisieren.

Praxis-Tipp: Warten Sie nicht bis kurz vor den gesetzlichen Fristen. Je früher Verpackungsdaten digital erfasst und zentral verwaltet werden, desto einfacher lassen sich zukünftige Anforderungen erfüllen und interne Prozesse nachhaltig etablieren.

Die häufigsten Fehler bei der PPWR-Vorbereitung

Aus unserer Erfahrung beobachten wir immer wieder ähnliche Herausforderungen:

Es existiert keine vollständige Übersicht aller Verpackungen.

Viele Unternehmen kennen ihre Primärverpackungen sehr genau, verlieren jedoch den Überblick über Versand-, Transport- oder Serviceverpackungen. Gerade bei internationalen Standorten oder einer großen Produktvielfalt sind Verpackungsdaten häufig unvollständig oder veraltet. Ohne eine zentrale Übersicht lässt sich jedoch kaum beurteilen, welche Verpackungen von den PPWR-Anforderungen betroffen sind und wo konkreter Handlungsbedarf besteht.

Verpackungsdaten liegen verteilt vor.

Materialzusammensetzungen, Gewichte, Lieferanteninformationen und technische Spezifikationen befinden sich häufig in unterschiedlichen Systemen oder Excel-Dateien. Nicht selten liegen wichtige Informationen zusätzlich in E-Mails oder PDF-Dokumenten. Die Folge sind doppelte Datenpflege, hoher manueller Aufwand und eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Für eine effiziente PPWR-Umsetzung sollten alle relevanten Verpackungsdaten zentral und aktuell verfügbar sein.

Lieferanten werden zu spät eingebunden.

Viele der für die PPWR benötigten Informationen stammen direkt von Verpackungsherstellern oder Materiallieferanten. Dazu gehören beispielsweise Angaben zu Materialzusammensetzung, Recyclingfähigkeit oder Rezyklatanteilen. Werden Lieferanten erst kurz vor gesetzlichen Fristen kontaktiert, fehlen häufig wichtige Nachweise oder es entstehen Verzögerungen, weil Daten zunächst beschafft oder validiert werden müssen. Eine frühzeitige Einbindung schafft Planungssicherheit und reduziert spätere Risiken.

Es gibt keine klaren Verantwortlichkeiten.

Die Umsetzung der PPWR betrifft zahlreiche Unternehmensbereiche – vom Nachhaltigkeitsmanagement über Einkauf und Verpackungsentwicklung bis hin zu Qualitätsmanagement und Compliance. Ohne klar definierte Verantwortlichkeiten entstehen häufig doppelte Arbeiten, Informationsverluste oder Verzögerungen bei Entscheidungen. Ein strukturierter Prozess mit eindeutigen Zuständigkeiten erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle relevanten Anforderungen rechtzeitig umgesetzt werden.

Die Vorbereitung beginnt erst kurz vor gesetzlichen Fristen.

Die PPWR erfordert die Erfassung und Bewertung großer Datenmengen sowie die enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Lieferanten. Unternehmen, die erst kurz vor Inkrafttreten einzelner Anforderungen mit der Umsetzung beginnen, geraten häufig unter erheblichen Zeitdruck. Das führt nicht nur zu höheren Kosten, sondern erhöht auch das Risiko von unvollständigen Daten, verspäteten Nachweisen oder vermeidbaren Compliance-Problemen. Wer frühzeitig mit der Vorbereitung startet, kann Prozesse schrittweise etablieren und notwendige Anpassungen ohne Hektik umsetzen.

Fazit

Die PPWR ist weit mehr als eine neue regulatorische Vorgabe, sie macht Verpackungsdaten zu einem strategischen Unternehmensfaktor. Wer frühzeitig Transparenz schafft, Verantwortlichkeiten definiert und seine Verpackungsinformationen zentral verwaltet, legt den Grundstein für eine effiziente und rechtskonforme Umsetzung.

Viele Unternehmen starten derzeit mit einer Bestandsaufnahme ihrer Verpackungen und identifizieren Datenlücken, bevor weitere Anforderungen greifen. Genau dieser strukturierte Einstieg hilft dabei, spätere Anpassungen planbar umzusetzen und Compliance-Prozesse nachhaltig zu etablieren.

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