CSRD-Software für den ersten Bericht 2028: Darauf müssen Unternehmen achten

Das Wichtigste in Kürze

• Wer: EU-Unternehmen und Mutterunternehmen großer Gruppen mit mehr als 1.000 Beschäftigten im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz – beide Kriterien müssen erfüllt sein.
• Wann: Bei kalendergleichem Geschäftsjahr ist 2027 das erste Berichtsjahr, der Bericht erscheint 2028.
• Standard: Für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027 gelten die überarbeiteten ESRS.
• Software: Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Software. Entscheidend ist, dass Wesentlichkeitsanalyse, Datenerhebung, Belege, Konzernstruktur und Berichtsausgabe nachvollziehbar zusammenspielen.
• Timing: Auswahl Ende 2026, Einrichtung und Test Anfang 2027, Datenerhebung laufend während 2027.

Wer muss 2028 erstmals einen CSRD-Bericht veröffentlichen?

Kurz gesagt: große Unternehmen und Unternehmensgruppen, die nach der Omnibus-Änderung neu in den Anwendungsbereich fallen und bisher nicht berichtspflichtig waren.

Mit der Richtlinie (EU) 2026/470 hat die EU den Anwendungsbereich der CSRD deutlich verkleinert. Nach Angaben des Rates der EU gilt die Berichtspflicht künftig für Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz pro Jahr. Beide Schwellen müssen überschritten sein. Für Mutterunternehmen ist die konsolidierte Gruppe maßgeblich.

Für diese neu erfassten Unternehmen beginnt die Anwendung grundsätzlich mit Geschäftsjahren ab dem 1. Januar 2027. Drei Punkte sind für die Einordnung wichtig:

• Konzerne: Nicht jede Tochtergesellschaft muss einen eigenen Bericht veröffentlichen. Ist sie in den konsolidierten Bericht des Mutterunternehmens einbezogen, kommt in der Regel eine Befreiung in Betracht.
• Bisherige Berichterstatter: Unternehmen, die bereits zuvor berichtspflichtig waren, sind keine Erstberichterstatter dieser zweiten Welle. Für sie gelten eigene Übergangsregeln.
• Nationales Recht: Die Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 19. März 2027 umsetzen. In Deutschland lag das CSRD-Umsetzungsgesetz bei Redaktionsschluss noch im parlamentarischen Verfahren. Rechtsformen, Sonderfälle und Fristen ergeben sich am Ende aus dem nationalen Recht.

Annahme: kalendergleiches Geschäftsjahr. Bei abweichendem Geschäftsjahr verschieben sich Berichtsjahr und Veröffentlichung entsprechend.

Zum Standard selbst: Die Kommission hat die überarbeiteten ESRS am 3. Juli 2026 als delegierte Verordnung (EU) 2026/1563 angenommen. Sie wurden laut IDW am 21. September 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und sind für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027 anzuwenden. Ihr erster Bericht folgt also direkt den vereinfachten Standards. Den aktuellen Stand der Umsetzungsakte dokumentiert die EU-Kommission.

Warum die Softwareauswahl vor dem Datenjahr 2027 sinnvoll ist

Die kurze Antwort: Eine Software strukturiert die Datenerhebung. Wird sie erst eingeführt, wenn das Datenjahr läuft, müssen Werte nachträglich zusammengetragen, Belege gesucht und Zuständigkeiten im Nachhinein geklärt werden. Das ist möglich, kostet aber Zeit und erschwert die Prüfung.

Gesetzlich gibt es keine Frist für die Anschaffung einer Software. Organisatorisch sprechen jedoch vier Vorbereitungsschritte für einen frühen Start:

• Berichtskreis festlegen: Welche Gesellschaften, Standorte und Sparten gehören zum Bericht? Wo weicht die Abgrenzung von der Finanzkonsolidierung ab?
• Datenquellen identifizieren: Welche Werte kommen aus ERP, Energiemanagement, HR- oder Einkaufssystemen, welche werden manuell erfasst?
• Verantwortliche einbinden: Wer liefert, wer prüft und wer gibt frei? Ohne klare Rollen entstehen im Datenjahr E-Mail-Schleifen.
• Erfassung und Nachweise testen: Ein Probelauf mit wenigen Datenpunkten zeigt früh, ob Einheiten, Zeiträume und Belege passen.

Hinzu kommt die doppelte Wesentlichkeitsanalyse. Erst sie entscheidet, welche Angaben Sie überhaupt berichten. Wer sie 2026 oder sehr früh 2027 abschließt, weiß rechtzeitig, welche Daten im Datenjahr gebraucht werden.

Diese Anforderungen sollte Ihre CSRD-Software erfüllen

Die folgenden acht Kriterien helfen Ihnen, Anbieter vergleichbar zu bewerten. Zu jedem Kriterium finden Sie das typische Problem, die benötigte Funktion und eine Frage für die Produktdemo.

1. Doppelte Wesentlichkeitsanalyse mit dokumentierter IRO-Bewertung

Problem: Die Wesentlichkeitsanalyse wird oft in Workshops und Tabellen erarbeitet. Später ist nicht mehr nachvollziehbar, warum ein Thema wesentlich ist und welche Angaben daraus folgen.

Funktion: Die Software sollte Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) strukturiert erfassen, Bewertungen und Begründungen dokumentieren und daraus die zu berichtenden Angaben ableiten. Übergreifende Angaben, die unabhängig von der Wesentlichkeit gefordert sind, dürfen dabei nicht verloren gehen.

Demo-Frage: „Zeigen Sie mir, wie aus einem als wesentlich bewerteten IRO die konkreten Angaben im Bericht werden – und wo die Begründung dokumentiert ist.“

2. ESRS-Abdeckung und dokumentierter Versionsstand

Problem: Die ESRS wurden 2026 grundlegend überarbeitet. Eine Software, die noch auf alten Datenpunktlisten basiert, erzeugt unnötigen Aufwand oder Lücken.

Funktion: Der Anbieter sollte offenlegen, welche ESRS-Fassung abgebildet ist, wie Änderungen eingespielt werden und wie Vorjahreswerte bei einer Strukturänderung zugeordnet bleiben.

Demo-Frage: „Welcher ESRS-Stand ist aktuell hinterlegt, und wie haben Sie die überarbeiteten ESRS umgesetzt?“

3. Datenerhebung mit Zuständigkeiten, Fristen und Aufgabenübersicht

Problem: Datenanfragen per E-Mail lassen sich kaum steuern. Niemand sieht, was fehlt, wer zuständig ist und was überfällig ist.

Funktion: Jede Datenanfrage sollte als Aufgabe mit verantwortlicher Person, Frist und Kontext angelegt werden. Ein Dashboard zeigt offene, gelieferte und geprüfte Werte.

Demo-Frage: „Wie sehe ich drei Wochen vor dem Stichtag, welche Datenpunkte bei welchem Standort noch offen sind?“

4. Konzern-, Gesellschafts- und Standortstrukturen

Problem: Unternehmensgruppen berichten konsolidiert, die Daten entstehen aber in einzelnen Gesellschaften und Standorten. Zu- und Abgänge im Jahr erschweren die Abgrenzung.

Funktion: Die Software sollte die Gruppenstruktur abbilden, Einheiten flexibel ergänzen oder entfernen und Werte nachvollziehbar konsolidieren. Abweichungen von der Finanzkonsolidierung sollten dokumentierbar sein.

Demo-Frage: „Wie bilden Sie eine Gesellschaft ab, die im Laufe des Jahres erworben wurde, und wie fließen ihre Daten in den Konzernwert ein?“

5. Belege am Datenpunkt, Änderungshistorie und prüfbare Herkunft

Problem: Der Nachhaltigkeitsbericht wird mit begrenzter Sicherheit geprüft. Prüferinnen und Prüfer wollen sehen, woher ein Wert stammt und wer ihn wann geändert hat.

Funktion: Dokumente, Links und Kommentare sollten direkt am Datenpunkt hängen. Jede Änderung wird automatisch protokolliert – mit Person, Zeitpunkt, altem und neuem Wert.

Demo-Frage: „Zeigen Sie mir für einen Wert die vollständige Historie inklusive Beleg und Kommentar.“

6. Datenimport, Schnittstellen und Qualitätskontrollen

Problem: Viele Daten liegen bereits in Vorsystemen. Doch eine Schnittstelle überträgt auch fehlerhafte Werte – Datenübertragung allein beseitigt keine Qualitätsprobleme.

Funktion: Gefragt sind strukturierter Excel-Import mit Zuordnung zu Datenpunkten, eine dokumentierte Programmierschnittstelle (API) und Plausibilitätsprüfungen, etwa bei Einheiten, Zeiträumen oder auffälligen Abweichungen zum Vorjahr.

Demo-Frage: „Was passiert, wenn ein Standort einen Wert in der falschen Einheit importiert?“

Wenn Klimaangaben für Sie wesentlich sind, spielt die CO₂-Bilanzierung hier eine besondere Rolle. Ein CO₂-Modul liefert wichtige Werte, deckt aber nicht das gesamte CSRD-Reporting ab. Prüfen Sie, ob beide Bereiche auf denselben Daten aufbauen – zum Beispiel mit der CO₂-Bilanzierung von cubemos.

7. Zusammenarbeit, Rollen, Rechte und Freigaben

Problem: Am ersten Bericht arbeiten Nachhaltigkeit, Finance, Controlling, HR, Einkauf und Standorte mit. Nicht jede Person soll alles sehen oder ändern dürfen.

Funktion: Rollen und Rechte sollten sich je Einheit steuern lassen. Für Freigaben ist entscheidend, wie sie in der Software dokumentiert werden.

Demo-Frage: „Welche dieser Funktionen sind heute im Produkt verfügbar, und welche stehen auf der Roadmap?“ Trennen Sie in Ihrer Bewertung konsequent zwischen gewünschten und nachgewiesenen Funktionen.

8. Berichtsausgabe, Folgejahr und Gesamtkosten

Problem: Der Bericht muss in den Lagebericht einfließen und im Folgejahr wieder entstehen. Wer nur auf den ersten Bericht schaut, unterschätzt Folgeaufwand und Abhängigkeiten.

Funktion: Die Software sollte den Bericht in einem weiterverarbeitbaren Format ausgeben, Strukturen und Zuordnungen ins Folgejahr übernehmen und einen vollständigen Datenexport ermöglichen. Ob und in welchem Format eine digitale Kennzeichnung gefordert ist, hängt vom finalen nationalen Recht ab – fragen Sie nach der Planung des Anbieters.

Demo-Frage: „Was kostet die Lösung über drei Jahre inklusive Einführung und Support – und wie bekomme ich meine Daten bei einem Wechsel vollständig heraus?“

CSRD-Software auswählen – die praktische Demo-Checkliste

Eine Demo ist nur so aussagekräftig wie die Aufgaben, die Sie stellen. Die folgende Tabelle übersetzt die acht Kriterien in konkrete Prüfschritte.

Fiktiver Prüffall: ein Energiedatenpunkt an drei Standorten

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur als Testaufgabe für Ihre Demo.

Eine Unternehmensgruppe benötigt den Energieverbrauch des Geschäftsjahres 2027 von drei Standorten. Bitten Sie den Anbieter, diesen Ablauf live zu zeigen:

• Zuständigkeit: Die Anfrage geht als Aufgabe mit Frist an je eine verantwortliche Person in Standort A, B und C.
• Einheit: Standort B liefert Kilowattstunden statt Megawattstunden. Erkennt die Software die Abweichung oder rechnet sie nachvollziehbar um?
• Zeitraum: Standort C meldet die Werte von Juli bis Juni. Wird der falsche Zeitraum sichtbar?
• Beleg: Jeder Wert wird mit der Energieabrechnung belegt, die direkt am Datenpunkt hängt.
• Korrektur: Standort A korrigiert seinen Wert. Die Historie zeigt, wer wann was geändert hat.
• Fachliche Prüfung: Eine zweite Person prüft die Werte und gibt sie frei.
• Verwendung im Bericht: Der konsolidierte Wert erscheint im Berichtsentwurf und lässt sich bis zu den drei Einzelwerten und Belegen zurückverfolgen.

Kann ein Anbieter diesen Ablauf ohne Umwege zeigen, haben Sie eine belastbare Grundlage für Ihre Entscheidung.

Der Fahrplan bis zum ersten CSRD-Bericht 2028

Die folgende Übersicht ist ein beispielhafter Projektplan für ein kalendergleiches Geschäftsjahr. Die verbindlichen Fristen für Aufstellung, Prüfung und Offenlegung ergeben sich aus dem nationalen Recht.

Wie cubemos bei der Vorbereitung zum CSRD-Bericht 2028 unterstützt

• Wesentlichkeit: Ein vorstrukturierter IRO-Katalog nach Branche lässt sich bewerten, ergänzen und priorisieren. Stakeholder werden über digitale Befragungen eingebunden. Die Ergebnisse bestimmen, welche ESRS-Datenpunkte berichtet werden.
• Konzernstruktur: Gesellschaften, Sparten und Standorte werden angelehnt an die finanzielle Konsolidierung abgebildet. Jede Einheit ist eigenständig berichtsfähig und hat eine eigene Rollen- und Rechtestruktur; ein konsolidierter Konzernbericht ist möglich.
• Datenerhebung: ESRS-Datenpunkte werden einzelnen Einheiten zugeordnet. Datenanfragen werden zu Aufgaben mit Frist, Zuständigkeit und Kontext. Die Zuordnung lässt sich im Folgejahr wiederverwenden.
• Datenübernahme: Strukturierte Daten lassen sich per Excel-Upload mit Zuordnung zu Datenpunkten importieren oder über eine REST-API aus Vorsystemen übernehmen. Plausibilitätsprüfungen laufen im System.
• Nachvollziehbarkeit: Die Änderungshistorie entsteht automatisch. Dokumente, Links und Kommentare hängen direkt am Datenpunkt.
• Berichtsausgabe: Der Bericht wird als Word-Dokument exportiert, konsolidiert oder je Einheit. Über eine Schnittstelle zu DATEV lassen sich Nachhaltigkeitskennzahlen in den Lagebericht übergeben.

Häufige Fragen zu CSRD-Software und dem ersten Bericht 2028

Wer muss 2028 erstmals berichten?

Unternehmen und Mutterunternehmen großer Gruppen, die mehr als 1.000 Beschäftigte im Jahresdurchschnitt und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz haben und bisher nicht berichtspflichtig waren – bei kalendergleichem Geschäftsjahr. Maßgeblich ist das nationale Umsetzungsgesetz.

Auf welches Geschäftsjahr bezieht sich der Bericht?

Auf das Geschäftsjahr 2027. 2028 ist das Jahr der Veröffentlichung, nicht das erste Datenjahr.

Wann sollte die Software eingeführt werden?

Idealerweise ist die Auswahl Ende 2026 abgeschlossen und die Software Anfang 2027 eingerichtet. Dann können Sie die Daten des Jahres 2027 von Beginn an strukturiert erfassen.

Ist CSRD-Software gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Die CSRD schreibt Inhalte, Standards und eine Prüfung vor, aber kein bestimmtes Werkzeug. Software ist ein Hilfsmittel, um diese Anforderungen effizient und nachvollziehbar zu erfüllen.

Können Unternehmen ihren Bericht mit Excel vorbereiten?

Grundsätzlich ja. Bei vielen Gesellschaften, Standorten und Beteiligten stößt Excel aber an Grenzen: bei Zuständigkeiten, Versionsständen, Belegen und Änderungshistorie. Genau diese Punkte sind für die Prüfung relevant.

Garantiert eine CSRD-Software die Erfüllung aller Anforderungen?

Nein. Eine gute Software strukturiert Prozesse, dokumentiert Herkunft und Änderungen und bereitet die Prüfung vor. Die Richtigkeit der Inhalte und das Prüfungsurteil hängen weiterhin von Daten, Entscheidungen und Prüfung ab.