EUDR Nachweispflichten: Welche Dokumente müssen Unternehmen aufbewahren?

Das Wichtigste in Kürze

EUDR-pflichtige Marktteilnehmer müssen die Informationen und Nachweise ihrer Sorgfaltsprüfung dokumentieren und bestimmte Unterlagen grundsätzlich fünf Jahre aufbewahren.

• Marktteilnehmer (Operators) bewahren Sorgfaltserklärungen (DDS) fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Übermittlung über das EUDR-Informationssystem auf (Art. 4 Abs. 8 EUDR).
• First Downstream Operators/Trader müssen zusätzlich die erhaltenen Referenznummern bzw. Declaration Identifier fünf Jahre aufbewahren – diese Pflicht ist jedoch passiv: Wer keine Referenznummer erhält, darf annehmen, nicht „first downstream“ zu sein.
• Alle übrigen nachgelagerten Akteure bewahren lediglich Stammdaten zu Lieferanten und Kunden fünf Jahre auf, ohne Referenznummern weiterzuführen.
• Im Fall einer Behördenprüfung müssen Unterlagen zu Produkt, Lieferant, Produktionsfläche, Risikobewertung, Risikominderung und DDS auf Verlangen vorgelegt werden können.

EUDR-Nachweispflicht: vier verschiedene Pflichten, ein Missverständnis

„Nachweispflicht“ wird in der Praxis oft als ein einziges Konzept behandelt. Rechtlich lassen sich vier Ebenen unterscheiden, die in der Umsetzung unterschiedliche Konsequenzen haben:

Informationspflicht

Welche Daten und Belege ein Unternehmen überhaupt beschaffen muss – von Lieferant über Produktionsfläche bis Geolokalisierung (Art. 9 EUDR).

Dokumentationspflicht

Wie Prozesse, Entscheidungen und Prüfschritte (insbesondere Risikobewertung und Risikominderung) nachvollziehbar festgehalten werden müssen, damit sie im Zweifel rekonstruierbar sind.

Aufbewahrungspflicht

Wie lange welche Unterlagen verfügbar bleiben müssen – grundsätzlich fünf Jahre, mit unterschiedlichem Fristbeginn je nach Dokumentart und Rolle.

Vorlagepflicht

Welche Informationen auf Verlangen einer zuständigen Behörde (in Deutschland u. a. die BLE) unverzüglich bereitgestellt werden müssen.

Diese Trennung ist mehr als Semantik: Ein Unternehmen kann eine Information korrekt erhoben, aber nicht auffindbar dokumentiert haben – im Prüfungsfall ist das faktisch gleichwertig mit „nicht vorhanden“.

Welche Dokumente müssen EUDR-Unternehmen aufbewahren?

Die folgende Übersicht unterscheidet zwischen gesetzlich zwingenden Nachweisen und Unterlagen, die zur revisionssicheren Dokumentation empfohlen, aber nicht wörtlich vorgeschrieben sind.

Produktbezogene Informationen (Art. 9 EUDR)

Für jedes relevante Erzeugnis müssen Marktteilnehmer mindestens folgende Angaben erheben und dokumentieren:

• Produktbeschreibung und Handelsname

• Zolltarifnummer (HS-/CN-Code) gemäß Anhang I der Verordnung

• Menge des Erzeugnisses

• Produktionsland und, soweit relevant, Region

• Bei Holzprodukten ggf. wissenschaftlicher Name und Erntezeitraum

Ein großer Teil dieser Angaben findet sich bereits in der Sorgfaltserklärung selbst oder in Handelsdokumenten wie Rechnungen und Lieferverträgen. Da die DDS in der Regel keine Angabe zum Erntezeitpunkt enthält, empfiehlt es sich, ergänzende Dokumente aufzubewahren, aus denen dieser hervorgeht.

Lieferanten- und Kundendaten

Welche Lieferantendaten müssen dokumentiert werden?

• Unternehmens- und Handelsname

• Anschrift und Kontaktdaten

• Produzent bzw. unmittelbarer Lieferant

• Referenznummer / Declaration Identifier, sofern vom Lieferanten übermittelt

Welche Kundendaten müssen dokumentiert werden?

Nicht-KMU-Marktteilnehmer und -Händler müssen den nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern alle Informationen übermitteln, die zum Nachweis der Konformität erforderlich sind. Wer diese Informationen erhält, muss sie – abhängig von der eigenen Rolle in der Kette – als Stammdaten dokumentieren. First Downstream Operators erfassen zusätzlich, von welchem Kunden welche Referenznummer weitergegeben wird, sofern sie diese selbst weitergeben.

Geolokalisierungsnachweise

Für jede Produktionsfläche sind Geodaten im World Geodetic System 1984 (WGS84) zu erfassen:

• Einzelpunkt-Koordinaten für Flächen bis 4 Hektar

• Polygone für Flächen über 4 Hektar

• Breitengrad (−90° bis +90°) und Längengrad (−180° bis +180°), jeweils mit sechs Dezimalstellen

• Eindeutige Zuordnung zwischen Fläche und gelieferter Produktmenge

Wie weist man Entwaldungsfreiheit nach?

Die EUDR schreibt kein einzelnes „Nachweisdokument“ für Entwaldungsfreiheit vor. Belastbar ist die Kombination aus mehreren Informationsquellen:

• Geolokalisierungsdaten der Produktionsfläche

• Satelliten- bzw. Landnutzungsdaten zum Abgleich mit dem Stichtag 31.12.2020

• Lieferantennachweise und -erklärungen als unterstützende Information

• Ggf. Zertifizierungen und Auditberichte als zusätzliche Evidenz

Wichtig: Ein Zertifikat (z. B. FSC oder PEFC) ist ein möglicher Baustein der Risikobewertung – es ersetzt weder die eigene Sorgfaltsprüfung noch die Sorgfaltserklärung. Ein Nachweis ist eine Informationsquelle, kein automatischer Compliance-Beweis.

Nachweise zur Legalität

Neben der Entwaldungsfreiheit muss die Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslandes nachgewiesen werden. Je nach Rohstoff und Land können das beispielsweise sein:

• Landnutzungsrechte und Anbaugenehmigungen

• Umwelt- und Forstrecht

• Arbeits- und Menschenrechte, Rechte indigener Völker

• Steuer-, Handels- und Zollvorschriften

Welche konkreten Nachweise erforderlich sind, hängt vom Produkt, Produktionsland und dem identifizierten Risiko ab – es gibt keine pauschale Liste, die für jeden Fall gilt.

Risikobewertung dokumentieren (Art. 10 EUDR)

Die EU-Leitlinie betont, dass das Sorgfaltspflichtsystem dokumentierte Verfahren zur Informationssammlung, Risikobewertung und zu risikoabhängigen Maßnahmen enthalten sollte. Für jede Risikobewertung sollte nachvollziehbar dokumentiert sein:

• Welche Informationen und Datenquellen verwendet wurden

• Welche Kriterien geprüft wurden (Länder-Risikoeinstufung, Lieferkettenkomplexität, Entwaldungs- und Legalitätsrisiken)

• Zu welchem Ergebnis die Bewertung kam und wie „kein oder vernachlässigbares Risiko“ begründet wird

• Wer verantwortlich war, an welchem Datum, und wann die jährliche Aktualisierung erfolgt ist

Für Länder mit niedrigem Risiko (Art. 29) kann die vereinfachte Sorgfaltspflicht angewendet werden: Informationspflicht (Art. 9) und DDS bleiben bestehen, eine vollständige Risikoanalyse nach Art. 10 sowie Risikominderungsmaßnahmen nach Art. 11 sind grundsätzlich nicht erforderlich, sofern kein Umgehungs- oder Vermischungsrisiko besteht.

Risikominderungsmaßnahmen dokumentieren (Art. 11 EUDR)

Ist ein Risiko nicht vernachlässigbar, reicht die Feststellung „Risiko wird gemindert“ nicht aus. Nachvollziehbar sein sollte die Kette:

Risiko erkannt → Maßnahme → Ergebnis → aktualisierte Risikobewertung → Entscheidung

Als Maßnahmen kommen je nach Fall in Betracht: zusätzliche Lieferanteninformationen, unabhängige Prüfungen bzw. Audits, ergänzende oder verifizierte Geodaten (z. B. Satellitenbildabgleich), Vor-Ort-Prüfungen, Zertifikate oder vertraglich vereinbarte Korrekturmaßnahmen. Die Sorgfaltserklärung muss auf die dokumentierte Bewertung inklusive Datenquellen, Geolokalisierungsdaten und Nachweisen der Minderungsmaßnahmen verweisen.

Sorgfaltserklärung (DDS): Muss sie aufbewahrt werden?

Ja. Nach Art. 4 Abs. 8 EUDR bewahren Marktteilnehmer die Sorgfaltserklärungen fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Übermittlung über das Informationssystem (Art. 33) auf. Eine DDS enthält unter anderem:

• Bezug zum Produkt (Beschreibung, Menge, HS-/CN-Code)

• Referenznummer nach Einreichung

• Prüfnummer (Verification Number)

• Zeitpunkt der Einreichung

• Bezug zur konkreten Lieferung

Seit 2026 unterscheidet das Informationssystem zusätzlich zwischen der regulären DDS und der Simplified Declaration mit eigenem Declaration Identifier für Kleinst- oder Kleinprimärerzeuger nach Art. 4a Abs. 5. Änderungen oder eine Rücknahme einer bereits eingereichten Erklärung sollten ebenso dokumentiert werden wie die ursprüngliche Einreichung.

Referenznummern und Declaration Identifier: Wer speichert was?

Dieser Abschnitt ist wegen der Novelle durch die Verordnung (EU) 2025/2650 besonders relevant, weil sich hier gegenüber älteren EUDR-Artikeln am meisten geändert hat.

Die Sammelpflicht des First Downstream Operators/Traders ist dabei ausdrücklich passiv: Er muss keine Referenznummer aktiv bei seinem Lieferanten anfordern. Erhält er keine, darf er nach Treu und Glauben davon ausgehen, dass sein Lieferant kein Erstinverkehrbringer ist. Nicht-KMU müssen sich zusätzlich im EUDR-Informationssystem registrieren und bei substantiierten Bedenken aktiv verifizieren, ob die vorgelagerte Sorgfaltspflicht erfüllt wurde; KMU sind von Registrierung und aktiver Verifikation befreit, unterliegen aber derselben Melde- und Aufbewahrungspflicht.

Unterschiede nach Unternehmensrolle

Diese Übersicht ist der wichtigste Abschnitt für Unternehmen, die noch mit Pflichten aus älteren EUDR-Artikeln arbeiten – die Rollenlogik wurde durch die Verordnung (EU) 2025/2650 grundlegend geschärft.

Wie lange müssen EUDR-Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Fünf-Jahres-Frist gilt an mehreren Stellen der Verordnung, aber nicht mit demselben Startpunkt:

• Sorgfaltserklärungen: 5 Jahre ab dem Zeitpunkt der Übermittlung über das Informationssystem (Art. 4 Abs. 8).

• Zugrundeliegende Informationen, Dokumente und Nachweise: ebenfalls grundsätzlich 5 Jahre, aufzubewahren und auf Verlangen den Behörden vorzulegen.

• Von First Downstream Operators/Tradern gesammelte Referenznummern und Stammdaten: 5 Jahre ab Erhalt bzw. Erfassung.

• Bei Tieren als Rohstoffbasis kann der Nachweis die Lebensdauer des Tieres bis zu einem Zeitraum von höchstens fünf Jahren abdecken.

Für die praktische Umsetzung ist entscheidend, den Fristbeginn je Dokumentart im eigenen System zu hinterlegen, statt pauschal ein einziges Startdatum je Lieferung anzunehmen – insbesondere bei Änderungen an einer bereits eingereichten DDS beginnt die Frist für die geänderte Fassung erneut.

EUDR-Dokumentation bei einer Behördenprüfung

Bei einer Prüfung sollten folgende Bausteine in nachvollziehbarer Reihenfolge abrufbar sein:

• Produktdaten (Beschreibung, HS-/CN-Code, Menge)

• Lieferant (Stammdaten, Referenznummer, falls vorhanden)

• Produktionsfläche und Geodaten

• Legalitätsnachweise

• Risikobewertung inkl. Begründung

• Risikominderung inkl. Nachweisen

• Sorgfaltserklärung

• Referenznummer bzw. Declaration Identifier

• Interne Freigabe/Entscheidung

Die zuständige Behörde prüft dabei sowohl die Existenz der Sorgfaltspflichtregelung selbst (Verfahren, Risikobewertung, Risikominderung) als auch die Unterlagen, aus denen die Konformität eines konkreten Erzeugnisses hervorgeht.

Praxisempfehlung: die „EUDR-Akte“

Als organisatorische Struktur – nicht als gesetzlich vorgeschriebene Ordnerstruktur – empfiehlt sich eine digitale Akte pro Produkt, Lieferung oder Vorgang:

• 01 Produktdaten

• 02 Lieferant

• 03 Produktionsflächen

• 04 Geolokalisierung

• 05 Legalitätsnachweise

• 06 Risikobewertung

• 07 Risikominderung

• 08 Sorgfaltserklärung

• 09 Referenznummer

• 10 Freigabe/Entscheidung

Diese Struktur ist eine Praxisempfehlung von cubemos zur revisionssicheren Organisation und keine gesetzliche Vorgabe.

Excel, SharePoint oder EUDR-Software?

Manuelle Dokumentation ist bei wenigen Lieferanten und Produkten machbar. Sie stößt in der Praxis dann an Grenzen, wenn Referenznummern über mehrere Rollen hinweg korrekt zugeordnet, Fristen automatisch überwacht und Nachweise für mehrere hundert Positionen konsistent gehalten werden müssen.

EUDR-Nachweise zentral mit cubemos dokumentieren

Die Nachweispflicht entsteht aus vielen einzelnen Datenquellen – ERP, Lieferantenkommunikation, Geodaten, Risikodatenbanken. Ohne zentrale Ablage verteilt sich diese Nachweisfähigkeit auf Excel-Listen, Postfächer und Einzeldokumente. cubemos bündelt die dafür relevanten Schritte:

• Automatische Übernahme von Artikeln und Lieferanten aus dem angebundenen ERP-System

• Automatische Zuordnung von Zolltarifnummern und Prüfung jedes Artikels gegen den EUDR-Geltungsbereich

• Mehrschichtige Risikoprüfung jedes Lieferanten gegen das EU-Kommissions-Benchmark sowie weitere international anerkannte Risikodatenbanken

• Automatisierte Erstellung vollständiger, auditierbarer Sorgfaltserklärungen inklusive der zugehörigen Nachweise

• Übermittlung der Sorgfaltserklärung an das EU-Informationssystem per Schnittstelle inklusive Rückspielung der Referenznummer in CRM/ERP

Mit jedem Zyklus werden Lieferantendaten wiederverwendet, Nachweise aktualisiert und der Aufwand reduziert – die EUDR-Dokumentation wird damit fortlaufend belastbarer statt bei jeder Lieferung neu aufgebaut.

Praxisbeispiel: Kaffeeimport aus Brasilien

Ein deutscher Importeur bringt Kaffee aus Brasilien erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr.

Vor dem Import

Der Importeur sammelt Produktdaten (HS-Code, Menge), Lieferantendaten und Geolokalisierungsdaten der Anbauflächen sowie Nachweise zur Legalität des Anbaus.

Während der Risikobewertung

Es entstehen dokumentierte Prüfschritte: Länder-Risikoeinstufung, Abgleich der Geodaten mit Entwaldungsdaten zum Stichtag 31.12.2020, Bewertung der Lieferkettenkomplexität und eine begründete Einstufung als „kein oder vernachlässigbares Risiko“.

Vor dem Inverkehrbringen

Die Sorgfaltserklärung wird über das Informationssystem eingereicht; sie referenziert die durchgeführte Risikobewertung und erhält eine Referenznummer.

Nach Einreichung der DDS

Referenznummer, Prüfnummer und Einreichungszeitpunkt werden dem Vorgang zugeordnet und an den ersten nachgelagerten Abnehmer weitergegeben.

Drei Jahre später

Produktdaten, Lieferantendaten, Geodaten, Risikobewertung, Risikominderungsnachweise, DDS und Referenznummer müssen weiterhin vollständig abrufbar sein – die Fünf-Jahres-Frist ist noch nicht abgelaufen.

Typische Fehler bei der EUDR-Dokumentation

FAQ: EUDR-Nachweispflichten

Welche Dokumente braucht man für die EUDR?

Produktinformationen, Lieferantendaten, Geolokalisierungsdaten, Legalitätsnachweise, eine dokumentierte Risikobewertung, ggf. Risikominderungsnachweise und die Sorgfaltserklärung mit Referenznummer.

Wie lange müssen EUDR-Dokumente aufbewahrt werden?

Grundsätzlich fünf Jahre; für die Sorgfaltserklärung ab dem Zeitpunkt ihrer Übermittlung über das Informationssystem.

Muss die Sorgfaltserklärung aufbewahrt werden?

Ja, für fünf Jahre ab Übermittlung, nach Art. 4 Abs. 8 EUDR.

Müssen alle Downstream Operator Referenznummern speichern?

Nein. Nur der First Downstream Operator bzw. First Downstream Trader ist zur passiven Sammlung und Aufbewahrung verpflichtet; weitere nachgelagerte Akteure benötigen dies nicht.

Reicht eine Lieferantenerklärung oder ein Zertifikat wie FSC/PEFC als EUDR-Nachweis?

Beide sind mögliche Informationsquellen für die Risikobewertung, ersetzen jedoch nicht die eigene Sorgfaltsprüfung oder die Sorgfaltserklärung.

Muss die Risikobewertung dokumentiert werden?

Ja, inklusive verwendeter Kriterien, Datenquellen und Begründung des Ergebnisses – das gilt nicht für Länder mit niedrigem Risiko ohne Umgehungs- oder Vermischungsrisiko.

Wer ist für die EUDR-Dokumentation verantwortlich?

Der jeweilige Marktteilnehmer bzw. Händler; intern liegt die Verantwortung häufig verteilt bei Einkauf, Compliance und Nachhaltigkeitsmanagement.