EUDR TRACES: Anleitung zum EUDR-Informationssystem

Was ist EUDR TRACES?

„EUDR TRACES“ ist keine eigenständige Software, sondern der umgangssprachliche Name für das EUDR-Informationssystem, das technisch auf der TRACES-Plattform (Trade Control and Expert System) der Europäischen Kommission aufsetzt. TRACES existierte bereits vor der EUDR und wurde ursprünglich für die Zertifizierung im Tier- und Pflanzenhandel genutzt. Für die EU-Entwaldungsverordnung wurde ein spezialisiertes Modul ergänzt: das EUDR-Informationssystem.

Über dieses System reichen Marktteilnehmer und ihre bevollmächtigten Vertreter Sorgfaltserklärungen ein, mit denen sie gegenüber den zuständigen Behörden nachweisen, dass ihre Produkte entwaldungsfrei und legal erzeugt wurden. Das System ist seit dem 4. Dezember 2024 in Betrieb; nach einer technischen Überarbeitung wurde es 2026 wiedereröffnet, und die Online-Schulungen für Marktteilnehmer sind seither wieder angelaufen.

TRACES oder EUDR-Informationssystem: Was ist die richtige Bezeichnung 2026?

Beide Begriffe beschreiben faktisch dieselbe Anwendung, aber sie sind nicht auf derselben Ebene angesiedelt:

• TRACES ist die übergeordnete IT-Plattform der EU-Kommission (Trade Control and Expert System), die für mehrere Regelwerke genutzt wird — unter anderem für die amtliche Zertifizierung im Tier- und Pflanzenhandel.
• Das EUDR-Informationssystem ist das spezialisierte Online-Tool innerhalb von TRACES, das ausschließlich für die Einreichung von Sorgfaltserklärungen und vereinfachten Erklärungen nach der EUDR bestimmt ist.

In der offiziellen Kommunikation der EU-Kommission wird konsequent von „Information System“ beziehungsweise „EUDR-Informationssystem“ gesprochen; „EUDR TRACES“ ist eine in der Praxis entstandene, umgangssprachliche Verkürzung, die sich in Suchanfragen und Fachartikeln etabliert hat, weil TRACES die bekanntere und ältere Marke ist. Für die tägliche Arbeit ist die Unterscheidung meist nicht relevant — wichtig ist zu wissen, dass beide Begriffe dieselbe technische Anwendung meinen und Zugang, Rollen und Prozesse identisch sind.

Rechtlich verankert ist das System in der Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 der Kommission, die durch die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 angepasst wurde. Die materiellen Pflichten selbst regelt die EU-Entwaldungsverordnung (EU) 2023/1115, zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) 2025/2650 vom 23. Dezember 2025.

Wer muss das EUDR-Informationssystem nutzen?

Die im Dezember 2025 verkündete Novelle hat die Akteursrollen präzisiert und für nachgelagerte Marktteilnehmer deutlich vereinfacht. Die folgende Übersicht zeigt, wer eine eigene Erklärung einreichen muss und wer sich „nur“ registrieren und Nummern weiterreichen muss.

Bevor Sie sich bei EUDR TRACES anmelden

Diese Daten sollten Sie bereithalten

• EU-Login-fähige geschäftliche E-Mail-Adresse für die erste registrierende Person
• EORI-Nummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT) als Operator Identifier
• Vollständige Unternehmensdaten (Name, Adresse, Registriernummer)
• Zolltarifcodes (HS-/CN-Codes) der betroffenen Produkte
• Ursprungsländer und Lieferantenliste je Produkt
• Geokoordinaten oder GeoJSON-Dateien der Erzeugerflächen (WGS-84, sechs Nachkommastellen)
• Nachweise zur Legalität der Erzeugung (Genehmigungen, Zertifikate, Verträge)
• Klarheit über die eigene Rolle: Operator, MSPO, nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler

EUDR TRACES Registrierung: Wie melde ich mein Unternehmen an?

Die Registrierung läuft in zwei getrennten Schritten ab: zunächst die persönliche Anmeldung über EU-Login, danach die Registrierung des Unternehmens und der eigenen Rolle im EUDR-Informationssystem selbst.

1. EU-Login-Konto anlegen: Jede Person, die im System arbeiten soll, benötigt ein persönliches Konto beim zentralen Authentifizierungsdienst der EU-Kommission (EU-Login). Ohne dieses Konto ist kein Zugriff auf TRACES möglich.
2. Mit EU-Login bei TRACES anmelden: Über die Login-Seite des Informationssystems einloggen. Zu beachten ist, dass PRODUCTION-Server (rechtsgültige Einreichungen) und ACCEPTANCE-Server (Trainingsumgebung ohne Rechtswirkung) getrennte Registrierungen erfordern — ein Konto im einen Umfeld schaltet nicht automatisch den Zugang zum anderen frei.
3. Unternehmen suchen oder neu anlegen: Vor dem Neuanlegen eines Unternehmens sollte immer zuerst geprüft werden, ob die eigene Organisation bereits im System existiert — Mehrfachanlagen erschweren spätere Zuordnungen und Prüfungen durch die Behörde.
4. Rolle beantragen: Operator, MSPO, nachgelagerter Marktteilnehmer, Händler oder bevollmächtigter Vertreter — je nach tatsächlicher Funktion in der Lieferkette. Als Identifikator wird in der Regel die EORI-Nummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt.
5. Freischaltung durch die zuständige Behörde: Die erste Person, die für ein Unternehmen eine Rolle beantragt, erhält nach Validierung automatisch Administratorrechte und kann anschließend weitere Nutzerinnen und Nutzer im eigenen Unternehmen selbst freischalten oder deren Rollen verwalten.
6. Sorgfaltserklärungen erstellen: Erst nach abgeschlossener Registrierung und Freischaltung lassen sich Sorgfaltserklärungen oder vereinfachte Erklärungen anlegen und einreichen.

In der Praxis dauert allein die EORI-Validierung und die vollständige Einrichtung des TRACES-Kontos häufig ein bis drei Wochen — ein Grund, mit der Registrierung nicht erst kurz vor dem verpflichtenden Anwendungsstart am 30. Dezember 2026 zu beginnen.

Welche Daten benötigt man für das EUDR-Informationssystem?

Die konkreten Datenpunkte richten sich nach Anhang II der EUDR. Die folgende Übersicht zeigt, was für eine vollständige Sorgfaltserklärung typischerweise vorliegen muss:

Alle Angaben sollten vor der Einreichung intern gegen die aktuell geltende Fassung der Verordnung sowie gegen die von der EU-Kommission veröffentlichten FAQ geprüft werden, da einzelne Detailanforderungen im Zuge der Vereinfachungs-Novelle 2025/2026 angepasst wurden.

EUDR Sorgfaltserklärung in TRACES erstellen

Die Erstellung einer Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, DDS) ist der praktische Kern der Arbeit im EUDR-Informationssystem. Konkret durchläuft ein Operator dabei folgende Schritte:

1. Produktauswahl: Im System die Warenkategorie und den passenden HS-/CN-Code auswählen und die Produktbeschreibung sowie die Mengenangabe (Gewicht oder Volumen) hinterlegen.
2. Ursprungsangabe: Herkunftsland bzw. -länder angeben und die zugehörigen Lieferanten hinterlegen.
3. Geolokalisierung erfassen: Über die interaktive Karte einzelne Punkte oder Flächen einzeichnen, Koordinaten manuell eintragen oder eine vorbereitete GeoJSON-Datei hochladen. Für wiederkehrende Flächen lassen sich bereits erfasste Standorte kopieren oder erneut verwenden, statt sie jedes Mal neu zu digitalisieren.
4. Risikobewertung dokumentieren: Angeben, ob und auf Basis welcher Kriterien ein mehr als vernachlässigbares Risiko festgestellt wurde, und gegebenenfalls Risikominderungsmaßnahmen sowie zusätzliche Nachweise hinterlegen.
5. Erklärung zur Entwaldungsfreiheit und Legalität abgeben: Das System fasst die eingegebenen Daten zu der rechtlich erforderlichen Erklärung zusammen, dass die Ware entwaldungsfrei und in Übereinstimmung mit dem Recht des Erzeugerlands hergestellt wurde.
6. Prüfen und einreichen: Vor dem endgültigen Absenden zeigt das System eine Zusammenfassung; nach der Einreichung ist eine inhaltliche Änderung nur noch über die 72-Stunden-Korrekturfrist möglich (siehe unten).

Für Micro- oder Kleinprimärerzeuger mit Ursprung in einem Land oder einer Region mit geringem Risiko ist der Prozess deutlich schlanker: Sie reichen anstelle der vollständigen DDS eine vereinfachte Erklärung (Simplified Declaration, SD) ein und erhalten dafür einen Deklarations-Identifikator, der funktional dieselbe Rolle übernimmt wie die Referenznummer.

Geolokalisierungsdaten und GeoJSON

Die Geolokalisierung ist technisch der anspruchsvollste Teil einer Sorgfaltserklärung, weil sie strukturierte Geodaten in einem bestimmten Format verlangt.

• Punkt vs. Polygon: Für Erzeugerflächen bis 4 Hektar reicht ein einzelner Geopunkt. Flächen über 4 Hektar müssen als Polygon mit ausreichend vielen Eckpunkten erfasst werden. Bei Rindern gilt eine Sonderregel: Hier ist unabhängig von der Flächengröße ein Punkt je Standort ausreichend, allerdings für alle Orte, an denen die Tiere während ihres Lebenszyklus gehalten wurden.
• Koordinatensystem: Alle Angaben müssen im World Geodetic System 1984 (WGS-84, EPSG:4326) erfolgen, mit einer Mindestgenauigkeit von sechs Nachkommastellen bei Breiten- und Längengrad — nur damit lässt sich eine einzelne Parzelle eindeutig identifizieren.
• Was ist GeoJSON: Ein offenes, textbasiertes Dateiformat zur strukturierten Übermittlung geografischer Daten (Punkte, Linien, Polygone). Das EUDR-Informationssystem akzeptiert für den Bulk-Upload ausschließlich dieses Format; andere Formate müssen vorher konvertiert werden.
• Hochladen: Koordinaten lassen sich einzeln über die Karte einzeichnen, in größeren Mengen jedoch effizienter als GeoJSON-Datei hochladen. Für den Bulk-Import gibt es im System eine eigene technische Beschreibung mit Lösungsvorschlägen für die häufigsten Formatfehler.
• Häufige Fehler: Punkt statt erforderlichem Polygon bei Flächen über 4 Hektar, sich überschneidende oder außerhalb der eigentlichen Parzelle liegende Polygonteile, zu geringe Koordinatengenauigkeit sowie Dateien, die die maximale Größe bzw. Punktzahl je Sorgfaltserklärung überschreiten.

Sorgfaltserklärung übermitteln: Was passiert nach dem Absenden?

Nach dem Absenden führt das System eine automatisierte Prüfung auf Vollständigkeit der Pflichtfelder durch. Wichtig für die Erwartungshaltung: Diese automatisierte Prüfung bestätigt lediglich, dass die erforderlichen Datenfelder vorhanden sind, sie ersetzt keine inhaltliche behördliche Prüfung der Richtigkeit. Erst mit erfolgreicher Übermittlung vergibt das System automatisch zwei Kennungen: die Referenznummer und die Prüfnummer.

EUDR Referenznummer und Prüfnummer

Referenznummer und Prüfnummer werden häufig verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen entlang der Lieferkette.

Was passiert mit der Referenznummer entlang der Lieferkette? Ein Praxisbeispiel

Ein deutsches Unternehmen importiert Rohkaffee aus Brasilien und lässt ihn anschließend über mehrere Handelsstufen weiterverkaufen:

• Kaffeeplantage in Brasilien: kein EUDR-Akteur im Sinne der Verordnung, da außerhalb der EU.
• EU-Importeur (Operator): bestimmt CN-Code, erfasst Lieferant und Produktionsfläche, hinterlegt Geolokalisierungsdaten (Polygon, da > 4 Hektar), führt die Risikobewertung durch, reicht die DDS im EUDR-Informationssystem ein und erhält Referenz- sowie Prüfnummer.
• Weitergabe: Der Importeur gibt die Referenznummer aktiv an den ersten nachgelagerten Abnehmer (z. B. eine Rösterei) sowie an die Zollbehörde weiter — ohne gültige Nummer erfolgt keine Freigabe der Ware.
• Rösterei, Großhändler, Einzelhandel: sammeln die erhaltene Referenznummer, ordnen sie der jeweiligen Charge zu und reichen sie beim Weiterverkauf weiter, ohne eine eigene Sorgfaltserklärung einreichen zu müssen.

Verarbeitet die Rösterei den Kaffee so, dass daraus ein neues, EUDR-relevantes Produkt mit eigenem Zolltarifcode entsteht (etwa Instantkaffee), kann sie im Einzelfall selbst wieder in eine Operator-Rolle rutschen und eine eigene DDS benötigen.

Kann eine Sorgfaltserklärung geändert oder zurückgezogen werden?

Ja, aber nur innerhalb eines engen Zeitfensters: Eine Sorgfaltserklärung oder vereinfachte Erklärung kann bis zu 72 Stunden nach Vergabe der Referenznummer geändert oder zurückgezogen werden — vorausgesetzt, sie wurde noch nicht in einer Zollanmeldung verwendet. Nach Ablauf dieser Frist oder nach Verwendung in einer Zollanmeldung ist eine nachträgliche Änderung nicht mehr möglich; in diesem Fall muss eine neue Erklärung eingereicht werden. Für Unternehmen mit wiederkehrenden Lieferungen gilt eine wichtige Erleichterung: Eine einzelne Sorgfaltserklärung kann mehrere Lieferungen und Chargen desselben Produkts über einen Zeitraum von bis zu einem Jahr abdecken, sofern für alle enthaltenen Mengen vollständig Sorgfaltspflichten erfüllt und Geodaten hinterlegt wurden.

EUDR TRACES API / Machine-to-Machine-Schnittstelle

Neben der manuellen Weboberfläche bietet das EUDR-Informationssystem eine Machine-to-Machine-Schnittstelle (API), über die sich Sorgfaltserklärungen und vereinfachte Erklärungen auch in großer Zahl automatisiert verwalten lassen. Die Referenzdokumentation für Unternehmen, die eine eigene Anbindung entwickeln möchten, stellt die EU-Kommission öffentlich über die Plattform CIRCABC zur Verfügung.

• Was leistet die Schnittstelle: Bulk-Einreichung und -Verwaltung von DDS/SD direkt aus angebundenen Systemen (z. B. ERP), ohne jede Erklärung manuell in der Weboberfläche auszufüllen.
• Für wen relevant: Vor allem für Unternehmen mit vielen Produkten, Lieferanten oder wiederkehrenden Sendungen, bei denen die manuelle Eingabe im Web-Interface unverhältnismäßig viel Zeit binden würde.
• Technischer Hinweis: Die offizielle Schnittstelle basiert auf dem SOAP-Standard und einer vergleichsweise technischen XML-Struktur; die Dokumentation wird regelmäßig aktualisiert und sollte vor einer Eigenentwicklung erneut geprüft werden.
• Wann wird manuelle Eingabe ineffizient: Sobald regelmäßig mehrere Sorgfaltserklärungen pro Woche oder Monat anfallen, mehrere Lieferanten parallel verwaltet werden müssen oder Geodaten in großer Zahl aktualisiert werden — dann amortisiert sich eine Anbindung über die API oder eine vorgeschaltete Software in der Regel schnell.

TRACES manuell bedienen oder EUDR-Software verwenden?

Für Unternehmen mit einer überschaubaren Zahl an Produkten und Lieferanten kann die manuelle Nutzung der Weboberfläche durchaus funktionieren. Mit wachsender Komplexität der Lieferkette verschieben sich die Anforderungen jedoch merklich:

Bei wenigen, seltenen Vorgängen ist die manuelle Nutzung also kein Nachteil. Sobald jedoch mehrere Produktlinien, Lieferanten und wiederkehrende Sendungen zusammenkommen, wird die strukturierte, softwaregestützte Verwaltung zunehmend zur Voraussetzung für eine belastbare und auditfähige Nachweisführung.

EUDR-Informationssystem mit Software anbinden

Unternehmen mit vielen Produkten, Lieferanten, Produktionsflächen und Sorgfaltserklärungen stoßen bei einer vollständig manuellen Bearbeitung im EUDR-Informationssystem schnell an Grenzen: Jede Erklärung erfordert die erneute Zusammenstellung von Produkt-, Lieferanten- und Geodaten, Referenznummern werden häufig isoliert in E-Mails oder Tabellen abgelegt, und bei einer Behördenanfrage müssen Nachweise unter Zeitdruck aus mehreren Quellen zusammengetragen werden.

Die cubemos EUDR-Software setzt genau an dieser Schnittstelle an: Artikel- und Lieferantendaten werden direkt aus dem angebundenen ERP-System übernommen, Zolltarifnummern automatisch erzeugt und jeder Artikel gegen den EUDR-Geltungsbereich geprüft. Jeder Lieferant wird automatisch gegen den Risiko-Benchmark der EU-Kommission sowie ergänzende Risikodatenbanken bewertet, sodass der jeweils passende Prüfumfang klar ist. Sorgfaltserklärungen entstehen auf Basis der erfassten Daten automatisiert und werden über eine Schnittstelle an das EU-Informationssystem übermittelt; die zurückgemeldete Referenz- und Prüfnummer führt cubemos automatisch in das ERP-System zurück, dort, wo Bestellungen und Lieferungen ohnehin verwaltet werden.

Damit verschiebt sich EUDR-Compliance von einem wiederkehrenden, manuellen Dokumentationsprojekt zu einer strukturierten, weitgehend automatisierten Routine — auditfähig und ohne doppelte Datenpflege zwischen ERP, Tabellen und dem EU-Informationssystem.

Nächster Schritt: Sie möchten sehen, wie sich Sorgfaltserklärungen, Referenznummern und Geodaten in Ihrem Unternehmen automatisiert erfassen und verwalten lassen? Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo der cubemos EUDR-Software.

Häufige Fehler bei EUDR TRACES

Häufige Fragen zu EUDR TRACES (FAQ)

Was ist EUDR TRACES?

EUDR TRACES ist die umgangssprachliche Bezeichnung für das EUDR-Informationssystem — das spezialisierte Online-Tool der EU-Kommission innerhalb der TRACES-Plattform, über das Sorgfaltserklärungen nach der EU-Entwaldungsverordnung eingereicht werden.

Ist TRACES das EUDR-Informationssystem?

TRACES ist die übergeordnete IT-Plattform der EU-Kommission; das EUDR-Informationssystem ist ein spezialisiertes Modul innerhalb dieser Plattform, ausschließlich für die EUDR-Sorgfaltserklärungen.

Wie registriere ich mich bei EUDR TRACES?

Zunächst ein EU-Login-Konto anlegen, dann im EUDR-Informationssystem das eigene Unternehmen suchen oder neu anlegen und die passende Rolle (Operator, MSPO, nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler) beantragen. Nach Validierung durch die zuständige Behörde ist der Zugang freigeschaltet.

Wer muss sich bei EUDR TRACES registrieren?

Marktteilnehmer (Operatoren), Kleinst- und Kleinprimärerzeuger, nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler (jeweils Nicht-KMU) sowie bevollmächtigte Vertreter, die EUDR-relevante Produkte in der EU in Verkehr bringen, exportieren oder weiterverkaufen.

Wer muss eine EUDR-Sorgfaltserklärung abgeben?

Marktteilnehmer (Operatoren), die ein EUDR-relevantes Produkt erstmals in der EU in Verkehr bringen oder exportieren. Kleinst- und Kleinprimärerzeuger reichen stattdessen eine vereinfachte Erklärung ein. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler reichen seit der Novelle 2025 grundsätzlich keine eigene DDS mehr ein.

Wann muss die Sorgfaltserklärung eingereicht werden?

Vor dem Inverkehrbringen auf dem EU-Markt bzw. vor dem Export — ohne gültige Referenznummer erfolgt keine Zollfreigabe.

Wie funktioniert eine EUDR-Sorgfaltserklärung?

Der Operator erfasst Produkt-, Mengen-, Ursprungs- und Geolokalisierungsdaten sowie eine Risikobewertung im EUDR-Informationssystem und erklärt damit rechtsverbindlich, dass das Produkt entwaldungsfrei und legal erzeugt wurde. Nach erfolgreicher Einreichung vergibt das System automatisch Referenz- und Prüfnummer.

Was ist die EUDR-Referenznummer?

Eine automatisch vom EUDR-Informationssystem vergebene, in der Regel 14-stellige alphanumerische Kennung, die nach erfolgreicher Einreichung einer Sorgfaltserklärung entsteht und entlang der Lieferkette als Nachweis dient.

Was ist die EUDR-Prüfnummer?

Ein zusätzlicher, gemeinsam mit der Referenznummer vergebener Sicherheitscode, mit dem sich die Echtheit einer Referenznummer im EUDR-Informationssystem verifizieren lässt.

Wo finde ich meine EUDR-Referenznummer?

Direkt im EUDR-Informationssystem nach erfolgreicher Einreichung der Erklärung, im Dashboard der jeweiligen DDS bzw. SD.

Muss die Referenznummer weitergegeben werden?

Ja — der Operator bzw. MSPO muss sie aktiv an den ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler sowie an den Zoll weitergeben. Die Prüfnummer muss dagegen nach aktuellem Stand nicht routinemäßig weitergegeben werden.

Welche Geodaten müssen im EUDR-Informationssystem angegeben werden?

Geokoordinaten der Erzeugerflächen im WGS-84-Format mit mindestens sechs Nachkommastellen; ab einer Flächengröße von 4 Hektar als Polygon, darunter als Punkt ausreichend (mit Sonderregel für Rinder).

Was ist eine GeoJSON-Datei?

Ein offenes, textbasiertes Format zur strukturierten Übermittlung geografischer Daten, das das EUDR-Informationssystem für den Bulk-Upload von Geokoordinaten verlangt.

Gibt es eine EUDR-TRACES-API?

Ja, eine Machine-to-Machine-Schnittstelle für die automatisierte Einreichung und Verwaltung von Sorgfaltserklärungen in größerem Umfang; die Referenzdokumentation stellt die EU-Kommission öffentlich über CIRCABC zur Verfügung.

Kann EUDR-Software mit TRACES verbunden werden?

Ja. Spezialisierte EUDR-Software wie cubemos bindet sich über die offizielle Schnittstelle an das EUDR-Informationssystem an und übernimmt die automatisierte Erstellung, Einreichung und Rückführung von Referenznummern in das ERP-System.

Kann ich eine Sorgfaltserklärung nachträglich ändern?

Ja, innerhalb von 72 Stunden nach Vergabe der Referenznummer, sofern sie noch nicht in einer Zollanmeldung verwendet wurde. Danach ist eine neue Erklärung erforderlich.

Was passiert bei Fehlern in einer Sorgfaltserklärung?

Je nach Fehlerart drohen die Zurückweisung der Zollanmeldung, nicht belastbare Nachweise bei behördlichen Kontrollen oder eine ungültig gewordene Referenznummer nach Widerruf der zugrunde liegenden Erklärung.

Ab wann gilt die EUDR verpflichtend?

Ab dem 30. Dezember 2026 für mittlere und große Unternehmen und ab dem 30. Juni 2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen — jeweils nach der mit Verordnung (EU) 2025/2650 verkündeten Verschiebung.