EUDR Sorgfaltserklärung: Inhalt, Beispiel & Anleitung

Was ist eine EUDR-Sorgfaltserklärung?

Die EUDR-Sorgfaltserklärung ist das formale Ergebnisdokument der EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115, EUDR). Mit ihr erklärt ein Marktteilnehmer gegenüber den Behörden verbindlich, dass ein bestimmtes Produkt entwaldungsfrei und im Einklang mit den Rechtsvorschriften des Erzeugerlandes hergestellt wurde. International wird sie meist als Due Diligence Statement (DDS) bezeichnet – beide Begriffe meinen dasselbe Dokument.

Wichtig ist die Abgrenzung zwischen Prozess und Erklärung: Due Diligence ist der mehrstufige Sorgfaltspflichtprozess aus Informationssammlung, Risikobewertung und ggf. Risikominderung (Art. 8–11 EUDR). Die Sorgfaltserklärung ist dagegen nur das kurze, standardisierte Ergebnisdokument, das diesen Prozess abschließt und einreicht – sie ersetzt den Prozess nicht, sondern bestätigt lediglich, dass er durchgeführt wurde.

Kurz erklärt

Due Diligence = der Prozess (Daten sammeln, Risiko bewerten, ggf. mindern)

DDS / Sorgfaltserklärung = die Erklärung über das Ergebnis dieses Prozesses

Wer muss eine EUDR-Sorgfaltserklärung abgeben?

Die Vereinfachungsnovelle vom 17. Dezember 2025 hat die Rollenverteilung spürbar verändert: Künftig gilt ein Once-only-Ansatz, nach dem grundsätzlich nur noch der Erstinverkehrbringer eine zentrale Sorgfaltserklärung abgibt. Eine neue Kategorie – „nachgelagerte Marktteilnehmer oder Händler” (Further Downstream Operators or Traders) – muss keine eigene DDS mehr einreichen, sondern lediglich Referenznummern dokumentieren.

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Typische Praxisfälle: Ein Röstereibetrieb, der Rohkaffee aus Brasilien importiert, ist Marktteilnehmer und muss eine vollständige DDS abgeben. Ein Möbelhersteller, der Massivholz aus Osteuropa einkauft, ist ebenfalls Marktteilnehmer. Ein Großhändler, der bereits in der EU in Verkehr gebrachte Möbel nur weiterverkauft, ist Händler und je nach KMU-Status von der eigenen DDS-Pflicht befreit. Ein Unternehmen, das in der EU produzierten Kautschuk in Nicht-EU-Länder exportiert, muss vor der Ausfuhr eine eigene DDS einreichen.

Wann muss die Sorgfaltserklärung abgegeben werden?

Die DDS muss zwingend vor dem Inverkehrbringen, der Bereitstellung auf dem Unionsmarkt oder der Ausfuhr eingereicht werden – eine nachträgliche Abgabe ist unzulässig. Zur Erleichterung dürfen mehrere Chargen oder verschiedene relevante Erzeugnisse in einer Erklärung gebündelt werden; dabei ist ein Schätzwert für maximal ein Jahr anzugeben. Wird dieser Schätzwert überschritten, ist eine zusätzliche DDS für die Mehrmenge erforderlich. Bei bereits geprüften Lieferungen kann über die Referenznummer auf eine bestehende Erklärung in der Lieferkette Bezug genommen werden, statt alle Daten erneut einzugeben.

Fristlich gilt: Die EUDR-Pflichten greifen ab dem 30. Dezember 2026 für mittlere und große Marktteilnehmer und Händler, ab dem 30. Juni 2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen. Diese Fristen wurden durch die Vereinfachungsnovelle vom Dezember 2025 endgültig festgeschrieben; eine weitere Verschiebung ist derzeit nicht vorgesehen.

Welche Angaben enthält eine EUDR-Sorgfaltserklärung?

Der Inhalt der DDS ist in Anhang II der EUDR verbindlich vorgegeben. Sie enthält deutlich weniger Angaben als der zugrunde liegende Due-Diligence-Prozess – viele Daten (z. B. detaillierte Lieferantenbewertungen oder interne Prüfvermerke) werden für den Prozess benötigt, tauchen aber nicht in der Erklärung selbst auf.

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Nicht in der Erklärung enthalten, aber Teil des zugrunde liegenden Prozesses, sind unter anderem die vollständige Risikobewertungsdokumentation, Lieferantenverträge, Zertifikate und ggf. durchgeführte Risikominderungsmaßnahmen. Diese Nachweise müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt und auf Anfrage der Behörden vorgelegt werden – sie werden aber nicht automatisch mit der DDS übermittelt.

Beispiel einer EUDR-Sorgfaltserklärung

Das folgende Beispiel ist bewusst vereinfacht und rein fiktiv – es dient der Veranschaulichung und ersetzt kein offizielles Formular im EU-Informationssystem.

Szenario: Ein deutsches Unternehmen importiert Rohkaffee aus Brasilien.

EUDR-Sorgfaltserklärung erstellen: Schritt für Schritt

1. Prüfen, ob das Produkt unter die EUDR fällt: Rohstoff und HS-/KN-Code mit Anhang I abgleichen.
2. Unternehmensrolle bestimmen: Marktteilnehmer, Händler oder nachgelagerter Akteur – daraus ergeben sich die konkreten Pflichten.
3. Lieferanten- und Produktdaten sammeln: Erzeugerland, Mengen, Handelsbezeichnung, Lieferantenidentität.
4. Geolokalisierungsdaten erfassen: Für Flächen ab 4 ha (außer Rinderhaltung) ein Polygon mit ausreichend Stützpunkten, darunter ein einzelner Punkt mit sechs Dezimalstellen.
5. Entwaldungsfreiheit prüfen: Kein Nachweis von Entwaldung oder Waldschädigung nach dem 31. Dezember 2020.
6. Einhaltung der Rechtsvorschriften im Erzeugerland prüfen: u. a. Landnutzung, Umwelt-, Arbeits- und Menschenrechte.
7. Risikobewertung durchführen: Länder-Risikobenchmarking (gering/normal/hoch) sowie weitere Risikofaktoren wie Lieferantenhistorie einbeziehen.
8. Falls erforderlich Risikominderungsmaßnahmen umsetzen: zusätzliche Nachweise, Audits oder Lieferantenwechsel bei nicht vernachlässigbarem Risiko.
9. Sorgfaltserklärung nach Anhang II erstellen: Alle Pflichtangaben im Formular zusammenführen.
10. DDS im EU-Informationssystem (TRACES) einreichen: elektronisch, vor Inverkehrbringen bzw. Ausfuhr.
11. Referenznummer erhalten und weiterverwenden: bei Zollanmeldung angeben, an nachgelagerte Abnehmer weitergeben.
12. Dokumentation archivieren: alle Nachweise mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Wo wird die EUDR-Sorgfaltserklärung eingereicht?

Die DDS wird ausschließlich elektronisch über das EU-Informationssystem eingereicht (im Sprachgebrauch häufig „TRACES” bzw. „TRACES NT” bzw. „EUSIS” genannt – technisch die gleiche EU-Plattform, aufbauend auf der bestehenden TRACES-Datenbank der Lebensmittelsicherheit). Für die Nutzung ist ein persönliches EU-Login-Konto der Europäischen Kommission erforderlich. Zum risikofreien Testen steht die ACCEPTANCE-Plattform bereit, ein Spiegelbild des Produktivsystems ohne rechtliche Wirkung.

Vom Login zur eingereichten DDS in wenigen Schritten:

1. Registrierung/Login über das EU-Login-Konto im Informationssystem.
2. Auswahl „EUDR – Due Diligence Statement” anlegen.
3. Eingabe von Versanddetails, HS-/KN-Codes, Mengen und Erzeugerland.
4. Hochladen der Geolokalisierungsdaten (z. B. als GeoJSON) oder Direkteingabe auf der Karte.
5. Bestätigung, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt und das Risiko vernachlässigbar ist.
6. Einreichen und Erhalt von Referenznummer sowie Prüfnummer.

Mit der Funktion „Als neu kopieren” lässt sich eine bereits eingereichte Erklärung als Vorlage für eine ähnliche Sendung übernehmen, ohne alle Daten erneut einzugeben. Hinweis: Das System wurde zwischenzeitlich zur Überarbeitung offline genommen und soll ab der zweiten Jahreshälfte 2026 wieder vollständig verfügbar sein – vor der ersten Einreichung lohnt sich ein Blick auf den aktuellen Systemstatus.

Was ist die EUDR-Referenznummer?

Die EUDR kennt genau genommen drei unterschiedliche Nummern, die häufig verwechselt werden:

• Referenznummer: entsteht automatisch nach Einreichung einer vollständigen DDS. Sie muss bei der Zollanmeldung angegeben und entlang der Lieferkette an den nächsten Abnehmer weitergegeben werden.
• Prüfnummer (Verifikationsnummer): eine zusätzliche Sicherheitsschicht zur Nummer. Nachgelagerte Nicht-KMU-Akteure benötigen sie insbesondere dann, wenn sie bei begründeten Bedenken eine Referenznummer verifizieren müssen.
• Deklarations-Identifikator: entsteht statt einer Referenznummer bei einer vereinfachten Erklärung (SD) von Kleinst-/Kleinprimärerzeugern.

Für Wiedereinfuhren bereits zuvor sorgfaltsgeprüfter EU-Ware kann unter Nachweis (z. B. Zollanmeldung, Vertrag, Lieferschein, CMR, Rechnung) die konventionelle Referenznummer 99EU9999999999 verwendet werden. Eine bereits eingereichte DDS lässt sich innerhalb von 72 Stunden nach Vergabe der Referenznummer ändern oder zurückziehen – vorausgesetzt, sie wurde noch nicht in einer Zollanmeldung verwendet und das Produkt wurde noch nicht in Verkehr gebracht.

Die häufigsten Fehler bei der EUDR-Sorgfaltserklärung

• Falscher HS-/KN-Code — Problem: führt zu falscher Einstufung; Folge: Erzeugnis fälschlich als EUDR-relevant oder -irrelevant behandelt; Lösung: Code gegen Anhang I prüfen.
• Fehlende oder ungenaue Geodaten — Problem: Koordinaten auf Landes- oder Regionsebene statt Parzellenebene; Folge: DDS wird abgelehnt oder als unvollständig markiert; Lösung: Polygon-/Punktdaten je Parzelle vorab strukturiert erfassen.
• Sorgfaltserklärung mit Risikobewertung verwechseln — Problem: die DDS ersetzt nicht die zugrunde liegende Prüfung; Folge: fehlende Nachweise bei Kontrollen; Lösung: Due-Diligence-Dokumentation getrennt und vollständig führen.
• Lieferantendaten ungeprüft übernehmen — Problem: veraltete oder unplausible Angaben; Folge: fehlerhafte Risikoeinstufung; Lösung: Lieferantendaten regelmäßig validieren.
• DDS zu spät eingereicht — Problem: Einreichung erst nach Inverkehrbringen; Folge: Verstoß gegen die EUDR unabhängig vom Inhalt; Lösung: Prozesse so takten, dass die DDS vor jeder Lieferung vorliegt.
• Referenznummern nicht sauber zugeordnet oder weitergegeben — Problem: Referenznummer geht in der Lieferkette verloren; Folge: nachgelagerte Akteure können Nachweis nicht erbringen; Lösung: zentrale Dokumentation und Weitergabepflicht klar zuweisen.
• Nicht alle relevanten Rohstoffe berücksichtigt — Problem: Mischprodukte mit mehreren Anhang-I-Rohstoffen werden übersehen; Folge: unvollständige DDS; Lösung: Produktstammdaten systematisch auf alle enthaltenen Rohstoffe prüfen.
• Unzureichende Dokumentation der Aufbewahrungsfrist — Problem: Nachweise werden nicht 5 Jahre vorgehalten; Folge: fehlende Belege bei späteren Kontrollen; Lösung: Archivierungsprozess mit definierter Frist etablieren.
• Fehlende Prozesse für große Produkt- und Lieferantenmengen — Problem: manuelle Verwaltung wird bei Wachstum unhandhabbar; Folge: Fehler und Verzögerungen häufen sich; Lösung: strukturierte, softwaregestützte Prozesse einführen.
• Rollen und Pflichten nach der Reform von Dezember 2025 nicht aktualisiert — Problem: alte Prozesse gehen noch von der DDS-Pflicht für alle Akteure aus; Folge: unnötiger Mehraufwand oder Compliance-Lücken; Lösung: interne Rollenverteilung an Once-only-Ansatz und neue Ausnahmen anpassen.

Kann man EUDR-Sorgfaltserklärungen mit Excel erstellen?

Bei sehr wenigen Produkten und Lieferanten kann Excel zur ersten Datensammlung durchaus ausreichen – rechtlich ist nichts dagegen einzuwenden. Das eigentliche Problem ist nicht die Zulässigkeit von Excel, sondern die Prozesssicherheit, Skalierbarkeit und Fehleranfälligkeit, sobald die Anzahl an Lieferanten, Chargen, Geodaten und Risikobewertungen wächst.

Mit steigendem Umfang stoßen Tabellenkalkulationen typischerweise an Grenzen bei: vielen Lieferanten und Produkten gleichzeitig, wiederkehrenden Chargen, konsistenter Geodatenverwaltung, nachvollziehbaren Risikobewertungen, lückenloser Dokumentation und Versionierung, sauberer Zuordnung von Referenznummern, Audit-Trail-Anforderungen sowie der direkten Anbindung an das EU-Informationssystem.

EUDR-Sorgfaltserklärungen mit Software verwalten

Eine EUDR-Software sollte Lieferanten- und Produktdaten zentral aus bestehenden Systemen zusammenführen, den EUDR-Geltungsbereich je Artikel automatisch prüfen, Geodaten strukturiert verwalten, Risikobewertungen nachvollziehbar dokumentieren und die Sorgfaltserklärung auf dieser Datenbasis vorbereiten – statt Daten manuell zwischen Excel-Listen, E-Mails und dem EU-Informationssystem hin- und herzutragen.

cubemos verfolgt genau diesen Ansatz: Artikel- und Lieferantendaten werden direkt aus dem ERP-System übernommen, Zolltarifnummern automatisch geprüft und jeder Lieferant gegen das Risikobenchmark der EU-Kommission sowie weitere anerkannte Risikodatenbanken abgeglichen. Auf dieser Basis werden vollständige und auditierbare Sorgfaltserklärungen erstellt und über eine Schnittstelle an das EU-Informationssystem übermittelt; die vergebene Referenznummer lässt sich zurück ins CRM- bzw. ERP-System spielen. Mit jedem Zyklus werden Lieferantendaten wiederverwendet und Nachweise aktualisiert, statt bei jeder neuen Lieferung wieder bei null zu beginnen.

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Checkliste: Ist Ihre EUDR-Sorgfaltserklärung vollständig?

• Produkt gegen Anhang I der EUDR geprüft
• HS-/KN-Code korrekt zugeordnet
• Unternehmensrolle (Marktteilnehmer/Händler/nachgelagert) bestimmt
• Lieferantendaten vorhanden und validiert
• Erzeugerland bekannt
• Produktionsflächen vollständig erfasst
• Geodaten je Parzelle vorhanden (Punkt oder Polygon)
• Entwaldungsfreiheit nach dem 31.12.2020 geprüft
• Legalität im Erzeugerland geprüft
• Risikobewertung durchgeführt und dokumentiert
• Ggf. Risikominderungsmaßnahmen dokumentiert
• DDS nach Anhang II erstellt
• DDS vor Inverkehrbringen/Ausfuhr im EU-Informationssystem übermittelt
• Referenznummer gespeichert und an Abnehmer weitergegeben
• Dokumentation für mindestens 5 Jahre archiviert

FAQ zur EUDR-Sorgfaltserklärung

Was ist eine EUDR-Sorgfaltserklärung?

Sie ist die digitale Erklärung, mit der ein Marktteilnehmer bestätigt, die Sorgfaltspflicht nach der EUDR erfüllt und ein vernachlässigbares Risiko festgestellt zu haben. International auch Due Diligence Statement (DDS) genannt.

Wer muss eine EUDR-Sorgfaltserklärung erstellen?

In erster Linie Marktteilnehmer, die Anhang-I-Rohstoffe oder -Erzeugnisse erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringen, sowie Exporteure. Nicht-KMU-Händler werden wie Marktteilnehmer behandelt; reine KMU-Händler und die neue Kategorie nachgelagerter Akteure sind von der eigenen DDS-Pflicht befreit.

Wo muss die EUDR-Sorgfaltserklärung eingereicht werden?

Ausschließlich elektronisch über das EU-Informationssystem (TRACES), erreichbar über ein persönliches EU-Login-Konto.

Was muss in einer EUDR-Sorgfaltserklärung stehen?

Name/Anschrift und EORI-Nummer des Marktteilnehmers, HS-/KN-Code, Warenbeschreibung, Menge, Erzeugerland, Geolokalisierung sowie die Erklärung, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt und das Risiko vernachlässigbar ist (Anhang II EUDR).

Gibt es ein Muster oder eine Vorlage für die EUDR-Sorgfaltserklärung?

Das verbindliche Muster ist in Anhang II der EUDR festgelegt und wird direkt im EU-Informationssystem als Formular abgebildet; eine separate Word- oder PDF-Vorlage kann bei der internen Datensammlung helfen, ersetzt aber nicht die elektronische Einreichung.

Was ist eine DDS?

DDS steht für Due Diligence Statement – die englische Bezeichnung für die Sorgfaltserklärung.

Was ist die EUDR-Referenznummer?

Die Nummer, die das EU-Informationssystem nach Einreichung einer vollständigen DDS vergibt. Sie wird bei der Zollanmeldung benötigt und an nachgelagerte Abnehmer weitergegeben.

Was ist die Prüfnummer?

Eine zusätzliche Sicherheitsschicht zur Referenznummer (auch Verifikationsnummer genannt), die insbesondere zur Überprüfung der Gültigkeit einer Referenznummer dient.

Was ist TRACES NT?

Die technische Plattform, auf der das EU-Informationssystem der EUDR aufbaut – ursprünglich für die Lebensmittelsicherheit entwickelt.

Kann eine EUDR-Sorgfaltserklärung nachträglich geändert werden?

Ja, innerhalb von 72 Stunden nach Vergabe der Referenznummer, sofern sie noch nicht in einer Zollanmeldung verwendet und das Produkt noch nicht in Verkehr gebracht wurde.

Wie lange muss eine Sorgfaltserklärung bzw. ihre Nachweise aufbewahrt werden?

Mindestens fünf Jahre.

Muss für jede Lieferung eine neue Sorgfaltserklärung erstellt werden?

Mehrere Chargen oder Erzeugnisse können in einer DDS mit Jahresschätzwert gebündelt werden; wird dieser überschritten, ist eine zusätzliche DDS erforderlich.

Können Lieferanten die Sorgfaltserklärung erstellen?

Die DDS-Pflicht liegt beim Marktteilnehmer bzw. Erstinverkehrbringer; Lieferanten liefern jedoch die zugrunde liegenden Daten (Geolokalisierung, Produktionsnachweise) zu.

Kann eine Software die Sorgfaltserklärung automatisch erstellen?

Ja – Softwarelösungen wie cubemos können Daten aus ERP-Systemen übernehmen, den Geltungsbereich prüfen und die DDS auf dieser Basis vorbereiten und über eine Schnittstelle einreichen.

Was passiert bei einer fehlerhaften oder fehlenden Sorgfaltserklärung?

Betroffene Erzeugnisse dürfen ohne gültige DDS nicht in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder ausgeführt werden; der Zoll gibt die Ware ohne gültige Referenznummer nicht frei. Verstöße können zusätzlich mit Bußgeldern oder weiteren Sanktionen geahndet werden, deren genaue Ausgestaltung national geregelt ist.