Welche Daten braucht ein Nachhaltigkeitsbericht? Checkliste für Unternehmen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Es gibt keine universelle Datenliste. Standard, Wesentlichkeit, Geschäftstätigkeit und Berichtsgrenzen bestimmen, was Sie erheben müssen.
• Fast jeder Bericht braucht Stammdaten, Energie- und Emissionsdaten, Beschäftigtendaten, Arbeitssicherheit und Governance-Angaben. Weitere Themen hängen vom Einzelfall ab.
• Zu jeder Kennzahl gehören Einheit, Zeitraum, Abgrenzung, Quelle und eine verantwortliche Person.
• „Nicht verfügbar“, „nicht anwendbar“ und „null“ sind drei verschiedene Angaben.
• Mit den Omnibus-Änderungen sinkt die Zahl der berichtspflichtigen Unternehmen deutlich. Datenanfragen von Kunden und Banken bleiben trotzdem ein Treiber.

Wovon hängt ab, welche Daten Ihr Nachhaltigkeitsbericht braucht?

Bevor Sie Daten sammeln, klären Sie vier Rahmenbedingungen. Sie entscheiden darüber, wie lang Ihre Datenliste wird.

1. Standard und Rechtsrahmen. Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) ist der rechtliche Rahmen der EU. Sie legt fest, wer berichten muss. Die ESRS sind die Berichtsstandards, die konkret vorgeben, was berichtet wird. Mit der Omnibus-I-Richtlinie (EU) 2026/470 hat die EU den Anwendungsbereich der CSRD deutlich verkleinert (EUR-Lex); wer betroffen ist, erläutert unser Beitrag zur CSRD-Berichtspflicht. Die Kommission hat am 3. Juli 2026 überarbeitete ESRS angenommen, deren verpflichtende Datenpunkte um mehr als 60 Prozent reduziert wurden (EU-Kommission). Am selben Tag hat sie einen freiwilligen Standard (VS) für Unternehmen außerhalb des CSRD-Anwendungsbereichs angenommen. In Deutschland ist die CSRD zum Recherchestand noch nicht in nationales Recht umgesetzt; das CSRD-Umsetzungsgesetz befindet sich im parlamentarischen Verfahren (DRSC). Bis dahin gelten für bestimmte kapitalmarktorientierte Unternehmen die Regeln zur nichtfinanziellen Erklärung nach § 289b HGB.

2. Wesentlichkeit. Unter den ESRS bestimmt die doppelte Wesentlichkeitsanalyse, welche Themen in den Bericht gehören: Themen, bei denen Ihr Unternehmen wesentliche Auswirkungen auf Mensch und Umwelt hat, und Themen, die finanzielle Risiken oder Chancen für das Unternehmen bedeuten. Wesentlichkeit ist aber kein Filter für alles: Allgemeine Angaben nach ESRS 2 sind unabhängig vom Ergebnis zu machen. Der freiwillige Standard arbeitet nicht mit dieser Analyse, sondern legt fest, dass bestimmte Angaben nur unter definierten Umständen erforderlich sind und einzelne Angaben für Unternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten freiwillig bleiben (Delegierter Rechtsakt C(2026) 5011, Erwägungsgrund 3).

3. Berichtszeitraum. In der Regel entspricht er dem Geschäftsjahr des Abschlusses. Daten mit abweichenden Zeiträumen, etwa Energierechnungen, müssen Sie auf diesen Zeitraum umrechnen.

4. Berichtsgrenzen. Legen Sie fest, ob Sie für eine Gesellschaft, einen Standort oder einen Konzern berichten. Unter den ESRS folgt der Bericht grundsätzlich dem Konsolidierungskreis des Abschlusses. Unterscheiden Sie zudem die eigene Geschäftstätigkeit (eigene Standorte, eigene Beschäftigte) von der vor- und nachgelagerten Wertschöpfungskette (Lieferanten, Logistik, Kunden). Viele Angaben, etwa Scope-3-Emissionen oder Menschenrechtsrisiken bei Lieferanten, betreffen die Wertschöpfungskette und erfordern Daten von Dritten.

Welche Daten braucht ein Nachhaltigkeitsbericht?

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Nicht jede Zeile gilt für jeden Bericht. Ein Dienstleister mit einem Bürostandort hat kaum Daten zu Luftschadstoffen; ein produzierendes Unternehmen mit mehreren Werken dagegen viele. Nutzen Sie die Matrix als Ausgangspunkt und streichen Sie, was nach Standard und Wesentlichkeit nicht anwendbar ist. Dokumentieren Sie diese Entscheidung.

Woher bekommen Unternehmen die Daten für den Nachhaltigkeitsbericht?

Die meisten ESG-Daten liegen bereits im Unternehmen vor, nur verteilt auf viele Systeme und Personen. Typische Datenlieferanten sind:

• Buchhaltung und Controlling: Umsatz, Gesellschaftsstruktur, Energiekosten, Einkaufsvolumina als Basis für Scope-3-Schätzungen, Risikobewertungen.
• Personalabteilung: Personalstatistiken, Vertragsarten, Fluktuation, Vergütung, Weiterbildungsstunden.
• Einkauf: Lieferantenlisten, Einkaufsmengen, Lieferantenselbstauskünfte, Verhaltenskodex.
• Facility Management und Standortverantwortliche: Rechnungen und Zählerstände für Strom, Wärme und Wasser, Kältemittelprotokolle.
• Produktion und Umwelt: Materialeinsatz, Abfallbelege, Emissionserklärungen, Genehmigungen.
• Compliance und Recht: Richtlinien, Hinweisgeberfälle, Verfahren und Bußgelder.

Für die Arbeit hilft eine klare Unterscheidung zwischen drei Ebenen:

• Rohdaten sind die ursprünglichen Werte mit Beleg, etwa 412.000 kWh laut Stromrechnung eines Lagerstandorts.
• Berechnete Kennzahlen entstehen aus Rohdaten nach einer festgelegten Methode, etwa der Gesamtenergieverbrauch aller Standorte oder Scope-2-Emissionen in Tonnen CO₂-Äquivalent.
• Erläuternder Berichtstext ordnet Kennzahlen ein: Methode, Annahmen, Veränderungen gegenüber dem Vorjahr, Maßnahmen.

Wer diese Ebenen trennt, kann jede Zahl im Bericht bis zum Beleg zurückverfolgen. Das ist die Grundlage für eine spätere Prüfung.

Wie unterscheiden sich die Datenanforderungen bei ESRS und freiwilligen Standards?

Die Wahl des Standards bestimmt den Umfang der Datensammlung am stärksten. Die Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede für die Datenarbeit zusammen.

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Wichtig für Zulieferer: Mit der Omnibus-I-Richtlinie wurde eine Begrenzung für Datenanfragen in der Wertschöpfungskette eingeführt (Value-Chain-Cap). Berichtspflichtige Unternehmen dürfen von Unternehmen mit bis zu 1.000 Beschäftigten für Zwecke der CSRD-Berichterstattung grundsätzlich nicht mehr Informationen verlangen, als der freiwillige Standard vorsieht. Welche Datenpunkte erfasst sind, regelt Anhang II des delegierten Rechtsakts. Die Begrenzung gilt nicht für Anfragen zu anderen Zwecken, etwa Finanzierung oder Verträge (EU-Kommission). Der VSME-Standard der EFRAG, den die Kommission 2025 empfohlen hat (Empfehlung (EU) 2025/1710), ist die Grundlage des VS, aber nicht mit ihm identisch. Mehr zum Unterschied zwischen CSRD und VSME.

Für freiwillig berichtende Unternehmen heißt das: Sie brauchen keinen vollständigen ESRS-Datensatz. Ein sauber erhobener Datensatz entlang des VS-Basismoduls deckt viele typische Anfragen ab.

Wie organisieren Sie die Datenerhebung in sechs Schritten?

1. Standard, Berichtsrahmen und Grenzen festlegen. Entscheiden Sie, nach welchem Standard Sie berichten, welche Gesellschaften und Standorte einbezogen werden und welcher Zeitraum gilt.
2. Anforderungen in eine Datenanforderungsliste übersetzen. Leiten Sie aus dem Standard und gegebenenfalls der Wesentlichkeitsanalyse konkrete Datenpunkte ab.
3. Quellen, Verantwortliche und Fristen zuordnen. Jeder Datenpunkt bekommt eine Quelle, eine verantwortliche Person und einen Liefertermin.
4. Definitionen, Einheiten und Methoden festlegen. Was zählt als Arbeitsunfall? kWh oder MWh? Welche Emissionsfaktoren? Einheitliche Definitionen verhindern, dass Standorte unterschiedlich zählen.
5. Daten und Nachweise erfassen, prüfen und freigeben. Plausibilisieren Sie Werte gegen Vorjahr und Vergleichsstandorte und lassen Sie sie freigeben (Vier-Augen-Prinzip).
6. Datenlücken dokumentieren und den nächsten Zyklus vorbereiten. Halten Sie fest, was fehlte, warum und wie Sie die Lücke schließen.

Ein einfaches Muster für Ihre interne Datenanforderung:

Was tun, wenn Daten fehlen oder unvollständig sind?

Datenlücken sind im ersten Bericht normal. Entscheidend ist, sie transparent zu behandeln und nicht mit erfundenen Werten zu füllen. Unterscheiden Sie sauber:

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Schätzungen sind möglich, wenn der jeweilige Standard sie zulässt. Halten Sie dann Methode, Datenbasis und Annahmen fest und kennzeichnen Sie den Wert im Bericht als Schätzung. Die überarbeiteten ESRS sehen nach Angaben der Kommission zusätzliche Erleichterungen vor (EU-Kommission); prüfen Sie im finalen Standardtext, unter welchen Bedingungen Sie diese nutzen dürfen. Für jede Lücke sollte ein Plan stehen, wie Sie sie im nächsten Zyklus schließen.

Praxisbeispiel: Von der Stromrechnung zur berichtsfähigen Kennzahl

Fiktives Beispiel. Unternehmen, Standorte und Zahlen sind frei erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.

Die Muster GmbH hat drei Standorte: Werk A, Werk B und eine angemietete Verwaltung C. Berichtszeitraum ist das Kalenderjahr 2025. Der Gesamtstromverbrauch soll als Kennzahl in den Bericht. Die Facility-Managerin sammelt die Rohdaten, das Controlling konsolidiert.

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Typischer Fehler: Hätte das Controlling für Werk A einfach die Jahresrechnung übernommen, wäre ein abweichender Abrechnungszeitraum in den Bericht gelangt. Bei saisonalen Schwankungen verzerrt das den Wert.

Plausibilitätsprüfung: Der Verbrauch je Standort wird mit dem Vorjahr verglichen. Weicht ein Wert um mehr als einen vorher festgelegten Schwellenwert ab, fragt das Controlling nach. Werk A liegt nahe am Vorjahr, die Abweichung ist durch eine Schichtausweitung erklärt.

Warum kWh noch keine CO₂-Angabe sind: Der Stromverbrauch ist eine Energiekennzahl. Zur Scope-2-Emission wird er erst durch Multiplikation mit einem Emissionsfaktor. Das Greenhouse Gas Protocol unterscheidet dabei die standortbasierte Methode (durchschnittlicher Faktor des Stromnetzes) und die marktbasierte Methode (Faktor aus dem Liefervertrag, etwa laut Stromkennzeichnung). Beide Ergebnisse können deutlich voneinander abweichen. Dokumentieren Sie daher, welcher Faktor aus welcher Quelle und welchem Jahr verwendet wurde. Wie aus solchen Einzelwerten ein Corporate Carbon Footprint entsteht, zeigt unser Grundlagenbeitrag.

Wie unterstützt cubemos die Nachhaltigkeitsberichterstattung?

Wer Informationen aus mehreren Abteilungen und Standorten zusammenführt, braucht einheitliche Datenstrukturen und nachvollziehbare Prozesse. Genau hier setzt die Software von cubemos an:

• Datenpunkte zuweisen: Einzelne Datenpunkte lassen sich gezielt der Person zuweisen, die sie liefern kann, mit Frist und Kontext. Aus jeder Anfrage wird eine Aufgabe statt einer E-Mail-Kette.
• Struktur abbilden: Gesellschaften, Sparten und Standorte werden mit eigenen Rollen und Rechten abgebildet.
• Daten übernehmen: Strukturierte Daten laden Sie als Excel-Datei inklusive Zuordnung zu den Datenpunkten hoch; für eine fortlaufende Übernahme steht eine REST-API zur Verfügung.
• CO₂-Bilanz: Im CO₂-Modul lassen sich Rechnungen und PDFs per KI auslesen; die Software schlägt passende Emissionsfaktoren aus einer Datenbank mit über 300.000 Faktoren vor. Die Bilanz deckt Scope 1 bis 3 ab und kann als Konzern- oder Standortbericht erstellt werden.
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen sind mit Person und Zeitpunkt sichtbar.
• Standards: Module für CSRD/ESRS und für freiwillige Berichterstattung nach VSME.

Häufige Fragen zu Daten für den Nachhaltigkeitsbericht

Welche Abteilungen liefern Daten für den Nachhaltigkeitsbericht?

In der Regel Controlling, Personalabteilung, Einkauf, Facility Management, Produktion, Arbeitssicherheit sowie Compliance und Recht. Bei mehreren Standorten kommen die Standortverantwortlichen hinzu. Die Koordination liegt meist bei der Nachhaltigkeitsverantwortlichen oder beim Controlling.

Welche Daten brauchen freiwillig berichtende Unternehmen?

Das hängt vom gewählten Rahmenwerk ab. Wer sich am freiwilligen Standard der EU orientiert, beginnt mit dem Basismodul: allgemeine Angaben, Energie und Treibhausgase, Umweltthemen soweit zutreffend, Beschäftigte, Arbeitssicherheit, Vergütung und Weiterbildung sowie Korruptionsfälle. Das umfassende Modul ergänzt Angaben, die Banken, Investoren oder Großkunden häufig anfragen. Eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS ist dafür nicht erforderlich.

Muss jedes Unternehmen Scope-3-Emissionen erfassen?

Nein. Unter den ESRS sind Scope-3-Emissionen zu berichten, wenn der Klimawandel als wesentliches Thema eingestuft ist. Im Basismodul des freiwilligen Standards stehen Scope-1- und Scope-2-Emissionen im Vordergrund. Unabhängig davon können Kunden oder Banken Scope-3-Daten anfragen. Für den Einstieg reicht oft eine Abschätzung der größten Kategorien, etwa über Einkaufsvolumina, die schrittweise verfeinert wird.

Wie häufig sollten ESG-Daten erhoben werden?

Berichtet wird jährlich. Für die Erhebung empfiehlt sich ein kürzerer Rhythmus bei Daten, die laufend anfallen, etwa Energie und Abfall monatlich oder quartalsweise. So fallen Fehler früher auf und die Arbeit verteilt sich über das Jahr. Bei Strukturdaten und Richtlinien genügt meist eine jährliche Aktualisierung.

Reicht Excel für die Datensammlung aus?

Für einen ersten Bericht mit wenigen Standorten kann Excel funktionieren. Mit wachsender Zahl an Datenlieferanten, Standorten und Prüfanforderungen wird es aufwendig, Versionen, Zuständigkeiten, Freigaben und Belege nachzuhalten. Eine Entscheidungshilfe bietet unser Beitrag CSRD-Bericht mit Excel oder Software.