Nachhaltigkeitsbericht erstellen: Leitfaden mit Projektplan für CSRD, VS und freiwillige Berichte

Das Wichtigste auf einen Blick

• CSRD-berichtspflichtig sind nach der Omnibus-Änderungsrichtlinie (EU) 2026/470 nur noch Unternehmen und Gruppen mit durchschnittlich mehr als 1.000 Beschäftigten und mehr als 450 Mio. EUR Nettoumsatz – beide Schwellen müssen überschritten sein.
• Pflichtberichterstatter nutzen die überarbeiteten ESRS (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1563), verpflichtend für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027; für 2026 bestehen Wahlrechte.
• Für freiwillige Berichte gibt es seit dem 24. September 2026 den EU-Standard für die freiwillige Nutzung (VS, Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560). Er löst die VSME-Empfehlung ab und definiert zugleich, welche Daten berichtspflichtige Kunden ab Geschäftsjahr 2027 von Unternehmen mit bis zu 1.000 Beschäftigten verlangen dürfen.
• Deutschland hat die CSRD Stand Oktober 2026 noch nicht umgesetzt. Bis zum Inkrafttreten des CSRD-Umsetzungsgesetzes gelten für bisher Pflichtige die Regeln zur nichtfinanziellen Erklärung im HGB.
• Der größte Aufwand liegt meist nicht im Schreiben, sondern in Datenverantwortung, Erhebung und Nachweisen. Planen Sie diese zuerst.

Was ist ein Nachhaltigkeitsbericht?

Ein Nachhaltigkeitsbericht beschreibt, wie sich ein Unternehmen auf Umwelt, Menschen und Gesellschaft auswirkt, wie Nachhaltigkeitsthemen seine Geschäftsentwicklung beeinflussen und mit welchen Strategien, Maßnahmen, Zielen und Kennzahlen es damit umgeht. Ob der Bericht gesetzlich vorgeschrieben ist, welchen Inhalt er haben muss und ob er geprüft wird, hängt vom Anwendungsbereich der CSRD und vom gewählten Standard ab.

Für CSRD-pflichtige Unternehmen ist der Nachhaltigkeitsbericht Teil des Lageberichts und folgt den ESRS. Ein freiwilliger Bericht ist an keine Form gebunden; ein anerkannter Standard macht ihn jedoch vergleichbar und für Kunden, Banken und Investoren besser verwendbar.

Entscheidung 1: Sind Sie berichtspflichtig?

Die Richtlinie (EU) 2026/470 vom 24. Februar 2026 („Omnibus I“) hat den Anwendungsbereich der CSRD deutlich verkleinert. Sie ist am 18. März 2026 in Kraft getreten, muss aber für die Unternehmenspflichten noch in nationales Recht umgesetzt werden. Für Ihre Einordnung sind vier Situationen zu unterscheiden:

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Wichtig zur deutschen Umsetzung: Der Regierungsentwurf des CSRD-Umsetzungsgesetzes (BT-Drucksache 21/1857) wurde im Frühjahr 2026 per Änderungsantrag an die Omnibus-Richtlinie angepasst und am 13. April 2026 im Rechtsausschuss angehört. Am 20. Oktober 2026 lag nach Angaben des DRSC noch kein verabschiedetes Gesetz vor. Prüfen Sie den Stand vor jeder Entscheidung, insbesondere zu Erstanwendung und Befreiungen.

Die genaue Abgrenzung mit Konzernregeln und Sonderfällen finden Sie in unserem Beitrag zur CSRD-Berichtspflicht.

Entscheidung 2: Welcher Standard passt?

Der Standard bestimmt Umfang, Methodik und Prüfbarkeit Ihres Berichts. Für Pflichtberichterstatter ist die Wahl vorgegeben, für alle anderen ist sie eine strategische Entscheidung: Wer Daten vor allem für Kunden und Banken bereitstellen will, sollte sich an deren Erwartungen orientieren.

ESRS: Was sich mit der Überarbeitung ändert

Die überarbeiteten ESRS behalten den Aufbau aus zwei übergreifenden Standards (ESRS 1 Allgemeine Anforderungen, ESRS 2 Allgemeine Angaben) und zehn themenbezogenen Standards: E1 Klimawandel, E2 Umweltverschmutzung, E3 Wasser, E4 Biodiversität und Ökosysteme, E5 Kreislaufwirtschaft und Ressourcennutzung, S1 Eigene Belegschaft, S2 Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette, S3 Betroffene Gemeinschaften, S4 Verbraucher und Endnutzer, G1 Unternehmensführung. Die Delegierte Verordnung (EU) 2026/1563 tritt am 10. November 2026 in Kraft und gilt verpflichtend für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027. Im Nachhaltigkeitsbericht für 2026 müssen Sie angeben, welche Fassung Sie anwenden.

Für die Projektplanung ist vor allem relevant: Die Wesentlichkeitsanalyse darf nach ESRS 1 „top-down“ erfolgen. Ist die Wesentlichkeit eines Themas aus Strategie, Geschäftsmodell, Branchen, Regionen und Wertschöpfungskette ableitbar, müssen Sie es nicht bis auf einzelne Auswirkungen herunterbrechen. Eine erschöpfende Suche nach allen denkbaren Auswirkungen ist nicht verlangt. Details zu den Änderungen finden Sie im Beitrag ESRS 2026 Update.

VS: Aufbau des freiwilligen Standards

Der VS (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560) übernimmt die modulare Struktur der bisherigen VSME-Empfehlung. Sie wählen in Angabe B1 zwischen Option A (nur Basismodul) und Option B (Basismodul und Zusatzmodul).

Warum der VS auch für Lieferanten wichtig ist: die Wertschöpfungskettenobergrenze

Der VS hat eine zweite Funktion. Er legt die sogenannte Wertschöpfungskettenobergrenze fest: Ab Geschäftsjahren, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen, dürfen CSRD-pflichtige Unternehmen für ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen in ihrer Wertschöpfungskette mit durchschnittlich bis zu 1.000 Beschäftigten keine Informationen verlangen, die über die in Anhang II des VS genannten Datenpunkte hinausgehen. Geschützte Unternehmen dürfen weitergehende Anfragen ablehnen; die anfragenden Unternehmen müssen auf dieses Recht hinweisen.

Die Obergrenze gilt nur für Anfragen zum Zweck der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Anfragen auf Grundlage anderer Vorschriften – etwa für Sorgfaltspflichten in der Lieferkette – bleiben davon unberührt. Praktische Empfehlung: Wenn Sie als Zulieferer regelmäßig ESG-Fragebögen erhalten, kann ein VS-Bericht diese Anfragen bündeln und Ihnen eine nachvollziehbare Antwortbasis geben.

Den Unterschied zwischen beiden Berichtswegen vertieft der Beitrag CSRD vs. VSME.

Entscheidung 3: Berichtsgrenzen und Berichtszeitraum

Bevor Sie Daten erheben, legen Sie fest, wofür der Bericht gilt. Diese Entscheidung verändert den Aufwand stärker als jede andere:

• Berichtseinheit: Einzelgesellschaft oder Gruppe? Nach ESRS entspricht der Berichtskreis grundsätzlich dem Konsolidierungskreis des Jahresabschlusses. Im VS geben Sie in B1 an, ob Sie auf Einzel- oder Konzernbasis berichten.
• Standorte und Tochtergesellschaften: Welche Einheiten liefern Daten? Gibt es Zu- oder Verkäufe im Berichtsjahr?
• Berichtszeitraum: In der Regel das Geschäftsjahr, damit Finanz- und Nachhaltigkeitsdaten zusammenpassen.
• Wertschöpfungskette: Bei ESRS gehört die vor- und nachgelagerte Wertschöpfungskette zum Berichtsumfang, soweit wesentlich. Bei freiwilligen Berichten entscheiden Sie selbst, ob und wie weit Sie sie einbeziehen (z. B. Scope-3-Emissionen).

Entscheidung 4: Welche Themen sind für Sie wesentlich?

Bei ESRS ist die doppelte Wesentlichkeitsanalyse der Ausgangspunkt. Sie bewerten Auswirkungen Ihres Unternehmens auf Umwelt und Menschen (Auswirkungswesentlichkeit) sowie Risiken und Chancen für Ihr Unternehmen (finanzielle Wesentlichkeit). Positive und negative Auswirkungen werden getrennt bewertet und nicht miteinander verrechnet. Das Ergebnis bestimmt, welche themenbezogenen Standards und Angaben Sie berichten – und damit Ihren Datenbedarf. Grundlagen erklärt der Beitrag Doppelte Wesentlichkeit einfach erklärt.

Beim VS ist keine formale Wesentlichkeitsanalyse vorgeschrieben. Viele Angaben sind nur zu machen, „falls zutreffend“. Praktische Empfehlung: Prüfen Sie trotzdem kurz und dokumentiert, welche Themen für Ihr Geschäftsmodell und Ihre Kunden relevant sind. Das erleichtert die Wahl zwischen Option A und B und die Begründung, warum eine Angabe entfällt.

Nachhaltigkeitsbericht erstellen in 8 Schritten

Die folgenden Schritte gelten für Pflicht- und freiwillige Berichte. Wo sich das Vorgehen unterscheidet, ist es gekennzeichnet.

Schritt 1: Mandat, Ziel und Projektteam festlegen

Klären Sie mit der Geschäftsführung, warum Sie berichten (Pflicht, Kundenanforderung, Bankgespräch, Strategie), welchen Standard Sie nutzen und wer das Projekt leitet. Benennen Sie eine verantwortliche Person in der Geschäftsführung und eine operative Projektleitung. Ohne dieses Mandat fehlen später Durchgriff auf Fachbereiche und Freigabewege.

Schritt 2: Rahmen setzen

Dokumentieren Sie Standard, Option bzw. Fassung (z. B. VS Option A oder ESRS-Wahlrecht für 2026), Berichtseinheit, Berichtszeitraum und Zieltermin. Leiten Sie den Zeitplan rückwärts vom Veröffentlichungstermin ab (siehe Abschnitt zur Zeitplanung).

Schritt 3: Wesentlichkeit bzw. Relevanz bestimmen

ESRS: doppelte Wesentlichkeitsanalyse mit Einbindung von Stakeholdern und dokumentierter Methode. VS: dokumentierte Relevanzprüfung als Empfehlung. In beiden Fällen ist das Ergebnis eine Liste der Themen und Angaben, die Sie berichten.

Schritt 4: Datenbedarf ableiten und Lücken prüfen

Übersetzen Sie die Themenliste in konkrete Datenpunkte und prüfen Sie für jeden: Liegt der Wert vor, wo, in welcher Qualität und wer ist zuständig? Typische Quellen sind Buchhaltung und ERP (Umsatz, Energiekosten), Personalwesen (Beschäftigte, Unfälle, Weiterbildung), Facility Management (Energie, Wasser, Abfall), Einkauf (Lieferanten, Materialien) und Compliance (Korruptionsfälle). Welche Daten Sie im Einzelnen benötigen, behandeln wir in einem eigenen Beitrag: Welche Daten braucht ein Nachhaltigkeitsbericht? Checkliste für Unternehmen.

Schritt 5: Datenverantwortung und Erhebung organisieren

Weisen Sie jedem Datenpunkt eine verantwortliche Person, eine Frist, eine Quelle und eine Berechnungsmethode zu. Legen Sie fest, welche Nachweise abgelegt werden (Rechnungen, Zählerstände, Auswertungen). Für Treibhausgasemissionen nutzen Sie ein anerkanntes Rechenwerk wie das GHG Protocol; das Vorgehen beschreibt unser Beitrag Klimabilanz erstellen.

Schritt 6: Daten prüfen und Kennzahlen berechnen

Prüfen Sie Vollständigkeit, Plausibilität (Vorjahresvergleich, Größenordnung je Standort) und Einheiten. Dokumentieren Sie Schätzungen und Annahmen, denn sowohl ESRS als auch VS verlangen nachvollziehbare Angaben. Eine interne Qualitätsprüfung durch Finance/Controlling vor der Textphase spart Korrekturschleifen.

Schritt 7: Bericht schreiben und strukturieren

ESRS: Der Nachhaltigkeitsbericht folgt der Gliederung allgemeine Angaben, Umwelt, Soziales und Governance und ist ein eigener Abschnitt des Lageberichts. VS: Orientieren Sie die Gliederung an den gewählten Modulen und Angaben (B1 bis B11, ggf. C1 bis C9), damit Leser Angaben leicht wiederfinden. Formulieren Sie konkret: Konzept, Maßnahme, Ziel, Kennzahl, Methode. Pauschale Nachhaltigkeitsaussagen ohne Beleg schwächen den Bericht.

Schritt 8: Freigabe, Prüfung und Veröffentlichung

ESRS: Der Bericht wird mit begrenzter Sicherheit extern geprüft. Binden Sie die Prüferin oder den Prüfer früh ein, um Methoden und Nachweise abzustimmen (mehr dazu im Beitrag Limited Assurance). Die Einzelheiten zu Prüfern und Berichtsformat in Deutschland regelt das CSRD-Umsetzungsgesetz. VS: Eine Prüfung ist nicht vorgeschrieben. Eine freiwillige externe Durchsicht kann sinnvoll sein, wenn Banken oder Großkunden das erwarten. Veröffentlichen Sie den Bericht dort, wo Ihre Adressaten ihn suchen (Website, Kundenportal, DNK-Datenbank) und halten Sie eine Antwortbasis für Fragebögen bereit.

Nach dem Bericht: Werten Sie aus, wo Daten fehlten oder zu spät kamen, und übernehmen Sie Strukturen und Zuständigkeiten ins Folgejahr. Der zweite Bericht ist in der Regel deutlich weniger aufwendig als der erste.

Projektplan: Schritte, Aufgaben, Rollen und Ergebnisse

Der folgende Plan bildet die Arbeitsschritte mit typischen Zuständigkeiten ab. Passen Sie die Rollen an Ihre Organisation an; in kleineren Unternehmen übernimmt eine Person oft mehrere Rollen.

Zeitplanung: rückwärts vom Veröffentlichungstermin

Eine allgemeingültige Projektdauer gibt es nicht. Sie hängt von Standard, Zahl der Gesellschaften, Datenlage und verfügbaren Kapazitäten ab. Planen Sie deshalb rückwärts von festen Terminen:

• Pflichtbericht nach ESRS: Der Nachhaltigkeitsbericht ist Teil des Lageberichts. Große Kapitalgesellschaften müssen Jahresabschluss und Lagebericht in den ersten drei Monaten nach Geschäftsjahresende aufstellen (§ 264 Abs. 1 HGB). Davor liegen Prüfung, Freigabe und Datenabschluss. Wesentlichkeitsanalyse, Datenverantwortung und Erhebungsprozesse müssen daher vor Beginn des ersten Berichtsjahres stehen.
• Freiwilliger Bericht: Der Termin ergibt sich aus Ihrem Anlass, etwa dem Jahresgespräch mit der Bank oder einer Kundenfrist.

Rechenbeispiel mit Annahmen (keine Normdauer): Einzelgesellschaft, VS Basismodul (Option A), Energie-, Personal- und Abfalldaten in Buchhaltung und HR vorhanden, Projektleitung mit etwa einem Tag pro Woche. Unter diesen Annahmen ist eine Planung von zwei bis drei Wochen für Rahmen und Relevanzprüfung, vier bis sechs Wochen für Erhebung und Prüfung der Daten sowie drei bis vier Wochen für Text, Freigabe und Veröffentlichung realistisch. Jede weitere Gesellschaft, fehlende Datenquelle oder das Zusatzmodul verlängert vor allem die Erhebungsphase; eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS ist ein eigenes Teilprojekt.

So unterscheidet sich das Vorgehen nach Ausgangslage

Typische Fehler beim Erstellen eines Nachhaltigkeitsberichts

• Mit dem Schreiben beginnen: Ohne geklärte Themen und Daten entstehen Texte, die später umgeschrieben werden.
• Keine Datenverantwortung: Wenn niemand für einen Datenpunkt zuständig ist, fehlt er am Ende oder ist nicht belegbar.
• Pflichtanforderungen auf freiwillige Berichte übertragen: Ein VS-Bericht braucht weder eine Prüfung noch eine ESRS-konforme Wesentlichkeitsanalyse. Unnötiger Umfang kostet Zeit.
• Rechtsstand nicht datieren: Vermerken Sie im Bericht und in internen Unterlagen, auf welche Fassung Sie sich stützen.
• Excel ohne Versionierung: Tabellen sind für den Start möglich, werden bei mehreren Beteiligten aber schnell unübersichtlich. Eine Entscheidungshilfe bietet der Beitrag CSRD-Bericht mit Excel oder Software.

Wie cubemos bei der Erstellung unterstützt

Den Bericht können Sie mit dieser Anleitung auch ohne Software erstellen. Wenn mehrere Gesellschaften, Fachbereiche oder Folgejahre beteiligt sind, hilft ein System, Zuständigkeiten, Daten und Nachweise zusammenzuhalten.

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Wenn Sie sehen möchten, wie diese Schritte für Ihre Ausgangslage aussehen, zeigen wir Ihnen die Plattform gern in einer Demo.

FAQ: Häufige Fragen zum Nachhaltigkeitsbericht

Wer muss einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen?

Nach der geänderten CSRD sind Unternehmen und Gruppen berichtspflichtig, die durchschnittlich mehr als 1.000 Beschäftigte und mehr als 450 Mio. EUR Nettoumsatz haben. Für bisher nicht berichtspflichtige Unternehmen gilt das ab Geschäftsjahr 2027. In Deutschland hängt die Anwendung vom noch ausstehenden CSRD-Umsetzungsgesetz ab; bis dahin gelten für bisher Pflichtige die HGB-Regeln zur nichtfinanziellen Erklärung.

Wie lange dauert es, einen Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen?

Das hängt von Standard, Zahl der Gesellschaften und Datenlage ab. Ein erster freiwilliger Bericht nach dem VS-Basismodul für eine Einzelgesellschaft mit gut zugänglichen Daten ist eher eine Frage von Wochen; ein erster ESRS-Bericht mit doppelter Wesentlichkeitsanalyse und Prüfung braucht deutlich mehr Vorlauf, weil Prozesse vor Beginn des Berichtsjahres stehen müssen.

Was kostet ein Nachhaltigkeitsbericht?

Eine seriöse Pauschale gibt es nicht. Kostentreiber sind interner Personalaufwand, externe Beratung, Software, bei Pflichtberichten die Prüfung und gegebenenfalls Gestaltung. Der größte Hebel ist eine saubere Datenorganisation, weil sie den Aufwand in Folgejahren senkt.

Muss ein freiwilliger Nachhaltigkeitsbericht geprüft werden?

Nein. Für den VS besteht keine Prüfpflicht. Eine freiwillige externe Durchsicht kann sinnvoll sein, wenn Adressaten wie Banken sie erwarten.

Was ist der Unterschied zwischen VSME und VS?

VSME war der von EFRAG entwickelte Standard, den die EU-Kommission 2025 als Empfehlung (EU) 2025/1710 veröffentlicht hat. Der VS ist der Standard für die freiwillige Nutzung nach der Delegierten Verordnung (EU) 2026/1560. Er baut auf der VSME-Struktur auf und ersetzt die Empfehlung, die mit seinem Inkrafttreten nicht mehr als rechtswirksam gilt.

Brauche ich für einen VS-Bericht eine Wesentlichkeitsanalyse?

Nicht im Sinne der ESRS. Der VS arbeitet mit „Falls zutreffend“-Angaben. Eine kurze, dokumentierte Relevanzprüfung ist dennoch empfehlenswert.

Muss ich als Lieferant alle ESG-Anfragen meiner Kunden beantworten?

Für Geschäftsjahre ab 2027 dürfen CSRD-pflichtige Kunden für ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen mit bis zu 1.000 Beschäftigten grundsätzlich nur Informationen im Umfang des VS (Anhang II) verlangen. Weitergehende Anfragen dürfen Sie ablehnen. Anfragen auf anderer rechtlicher Grundlage, etwa zu Sorgfaltspflichten, sind davon nicht erfasst.

Welche ESRS gelten für das Geschäftsjahr 2026?

Für Geschäftsjahre, die 2026 beginnen, können Pflichtberichterstatter die bisherigen ESRS, die bisherigen ESRS mit bestimmten Erleichterungen oder die überarbeiteten ESRS anwenden. Die gewählte Fassung ist im Bericht anzugeben.

Kann ich einen Nachhaltigkeitsbericht mit Excel erstellen?

Ja, für einen ersten Bericht mit wenigen Beteiligten ist das möglich. Mit mehreren Gesellschaften, vielen Datenlieferanten und Prüfungsanforderungen steigt der Aufwand für Versionierung und Nachweise deutlich.