PPWR-Lieferantenabfrage: So holen Sie Daten und Nachweise von Lieferanten ein

Materialdaten liegen im Einkauf, Prüfberichte im E-Mail-Postfach und die aktuelle Spezifikation beim Lieferanten. Sobald technische Dokumentationen für viele Verpackungen entstehen sollen, wird diese Verteilung zum Problem. Eine strukturierte PPWR-Lieferantenabfrage hilft, fehlende Informationen gezielt einzuholen und den richtigen Verpackungen zuzuordnen.

Dafür benötigen Unternehmen eine Übersicht ihrer Packmittel, passende Fragen je Material und Verwendungszweck sowie einen Prozess für Prüfung und Aktualisierung. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben Sie nach Artikel 16 der Verpackungsverordnung (EU) 2025/40 einholen sollten, wie Sie die Abfrage aufbauen, woran Sie belastbare Antworten erkennen und wie cubemos die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten unterstützt.

Was ist eine PPWR-Lieferantenabfrage?

Eine PPWR-Lieferantenabfrage ist die strukturierte Anforderung technischer Angaben und Belege zu Verpackungen oder Verpackungsmaterialien bei den jeweiligen Lieferanten. Ziel ist, dass der Erzeuger einer Verpackung die Konformität mit der PPWR nachweisen und seine technische Dokumentation erstellen kann. Typische Inhalte sind Spezifikationen, Materialaufbau, Gewichte, Stoffnachweise und die eindeutige Zuordnung zu Komponenten.

Welche Nachweise im Einzelfall erforderlich sind, hängt von der konkreten Verpackung, Ihrer Rolle und den jeweils anwendbaren Anforderungen ab. Praktisch sollte jede Antwort drei Fragen klären: Für welches Packmittel gilt sie? Welche Aussage wird belegt? Auf welchem Dokument und Versionsstand beruht die Aussage?

Was Artikel 16 PPWR von Lieferanten verlangt

Artikel 16 der Verordnung (EU) 2025/40 regelt die Pflichten der Lieferanten von Verpackungen und Verpackungsmaterialien. Im Kern enthält er vier Vorgaben:

• Umfang: Lieferanten stellen dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen zur Verfügung, die er für den Nachweis der Konformität von Verpackung und Verpackungsmaterialien benötigt.
• Technische Dokumentation: Dazu gehört ausdrücklich die in Anhang VII genannte und nach den Artikeln 5 bis 11 vorgeschriebene technische Dokumentation.
• Form und Sprache: Die Unterlagen werden auf Papier oder elektronisch übermittelt, in einer oder mehreren Sprachen, die der Erzeuger leicht verstehen kann.
• Kontaktempfindliche Verpackungen: Für Verpackungen etwa für Lebensmittel, Arzneimittel oder Medizinprodukte gehören auch die Informationen dazu, die das dafür geltende Unionsrecht vorsieht.

Wichtig für die Praxis: Die Informationspflicht des Lieferanten ist keine eigene EU-Konformitätserklärung. Die Konformitätserklärung nach Artikel 39 stellt der Erzeuger aus. Der Lieferant liefert die Daten, auf denen sie beruht. Ein bestimmter Lieferantenfragebogen ist dafür nicht vorgeschrieben – entscheidend ist, dass die benötigten Angaben vollständig und nachvollziehbar vorliegen.

Weiterlesen: Welche PPWR-Rolle hat mein Unternehmen?

Welche Daten Sie bei Lieferanten abfragen sollten

Die folgende Übersicht ist eine praktische Struktur für Ihren Lieferantenfragebogen. Sie ist keine Liste von Angaben, die für jede Verpackung gleichermaßen gesetzlich vorgeschrieben sind. Ergänzen oder kürzen Sie die Abfrage anhand Ihres Portfolios.

Fragen Sie bei mehrteiligen Verpackungen gezielt nach den einzelnen Komponenten. Ein Datenblatt für einen Behälter beantwortet nicht automatisch auch Fragen zu Deckel, Etikett oder Beschichtung. Einheitliche Gewichts- und Materialangaben erleichtern später den Vergleich zwischen Lieferanten.

Grenzwerte, die Sie kennen sollten

Für zwei Stoffanforderungen nennt die PPWR konkrete Werte, die Lieferantennachweise abdecken sollten:

• Schwermetalle (Art. 5 Abs. 4): Die Summe der Konzentrationen von Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertigem Chrom darf in Verpackungen oder Verpackungsbestandteilen 100 mg/kg nicht überschreiten.
• PFAS bei Lebensmittelkontakt (Art. 5 Abs. 5): Seit dem 12. August 2026 gelten 25 ppb je einzelnem, gezielt analysiertem PFAS, 250 ppb für die Summe der gezielt analysierten PFAS und 50 ppm für PFAS insgesamt einschließlich polymerer PFAS. Übersteigt der Gesamtfluorgehalt 50 mg/kg, ist auf Verlangen nachzuweisen, welcher Anteil auf PFAS oder Nicht-PFAS entfällt.

Die Einhaltung beider Anforderungen ist nach Art. 5 Abs. 6 in der technischen Dokumentation nach Anhang VII nachzuweisen. Lieferantenangaben sind dafür meist die wichtigste Datenquelle.

Fristen: Welche Nachweise Sie jetzt und welche Sie später benötigen

Die PPWR gilt grundsätzlich seit dem 12. August 2026. Einzelne Anforderungen haben jedoch spätere oder an Durchführungsrechtsakte geknüpfte Anwendungszeitpunkte. Kennzeichnen Sie in Ihrer Abfrage deshalb, wofür Sie eine Angabe benötigen: für die aktuelle Bewertung, für eine interne Datenlücke oder zur Vorbereitung auf spätere Vorgaben.

Stand: November 2026. Maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2025/40 einschließlich nachfolgender delegierter und Durchführungsrechtsakte.

So vermeiden Sie, dass Lieferanten vorsorglich Nachweise liefern sollen, deren konkrete Bewertungsgrundlage noch nicht feststeht. Gleichzeitig sammeln Sie Daten wie Materialaufbau und Gewichte frühzeitig, die Sie für die Anforderungen ab 2030 ohnehin benötigen.

In 6 Schritten zur PPWR-Lieferantenabfrage

1. Packmittel und Lieferanten eindeutig zuordnen

Starten Sie mit den bereits verfügbaren Artikeldaten, etwa aus dem ERP. Verknüpfen Sie jede interne Packmittelnummer mit dem Lieferanten, dessen Artikelnummer und der jeweiligen Komponente. Berücksichtigen Sie auch Varianten und alternative Bezugsquellen. Diese Zuordnung verhindert, dass später ein Beleg dem falschen Packmittel zugewiesen wird.

2. Rollen und Informationsbedarf klären

Prüfen Sie Ihre Rolle für den jeweiligen Sachverhalt, bevor Sie Dokumente anfordern. Ein Verpackungslieferant kann zugleich Erzeuger einer fertigen Verpackung sein. Fragen Sie dann gezielt nach den für Ihre Rolle erforderlichen Unterlagen.

3. Packmittel priorisieren

Nicht jede Verpackung braucht die gleiche Tiefe. Beginnen Sie mit Packmitteln, bei denen bereits heute konkrete Grenzwerte greifen, etwa Lebensmittelkontaktverpackungen mit Blick auf PFAS, sowie mit volumenstarken Artikeln und Lieferanten mit bekannten Datenlücken. Mehrschichtige Verbunde, Beschichtungen und Druckfarben verdienen besondere Aufmerksamkeit.

4. Passende Fragen mit klarer Rückmeldung versenden

Übermitteln Sie eine konkrete Artikelliste, die benötigten Datenfelder und eine Rückmeldefrist. Nutzen Sie Antwortoptionen wie „belegt“, „Unterlage folgt“, „nicht bekannt“ und „nicht anwendbar mit Begründung“. Trennen Sie eine fehlende Antwort von einer fachlich begründeten Ausnahme. Eine pauschale Ja-Nein-Frage nach Konformität leistet das nicht.

5. Antworten fachlich prüfen und Lücken nachverfolgen

Kontrollieren Sie Artikelbezug, Version, Verwendungszweck und Aussagekraft der Unterlagen. Ein vollständiger Upload bedeutet noch nicht, dass die Dokumentation fachlich ausreicht. Halten Sie fest, wer geprüft hat, welche Rückfragen offenbleiben und bis wann eine Ergänzung erwartet wird. Beziehen Sie Qualitätsmanagement oder Compliance bei Bewertungsfragen ein.

6. Änderungen in den laufenden Prozess aufnehmen

Vereinbaren Sie, wie Lieferanten Materialwechsel oder Änderungen an Beschichtungen und Komponenten melden. Nach Art. 15 Abs. 4 müssen Erzeuger Änderungen der Gestaltung oder der Merkmale von Verpackungen berücksichtigen und die Konformitätsbewertung gegebenenfalls wiederholen. Bewahren Sie frühere Unterlagen nachvollziehbar auf und prüfen Sie, welche Produkte von einer neuen Spezifikation betroffen sind. Eine Lieferantenabfrage sollte deshalb fester Bestandteil von Beschaffung und Änderungsmanagement werden, etwa über eine Klausel in Lieferverträgen oder Einkaufsbedingungen.

Musteranschreiben für Ihre Lieferantenabfrage

Ein klares Anschreiben erhöht die Rücklaufquote. Die folgende Vorlage können Sie an Ihr Portfolio anpassen:

Tipp: Senden Sie die Anfrage an Vertrieb und Qualitätsmanagement des Lieferanten gleichzeitig, und legen Sie eine strukturierte Artikelliste bei statt einer Freitext-Frage. Bei Lieferanten außerhalb des deutschsprachigen Raums empfiehlt sich zusätzlich eine englische Fassung.

Lieferantenantworten prüfen: 7 Warnsignale

Nicht jede Rückmeldung eignet sich als Nachweis. Prüfen Sie Antworten besonders kritisch, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Pauschale Erklärung für das gesamte Sortiment ohne Artikelnummer oder Komponentenbezug
• Dokument bezieht sich auf ein anderes Material, eine andere Variante oder einen anderen Standort
• Prüfbericht ohne Datum, Labor, Prüfmethode oder mit veraltetem Stand
• REACH- oder sonstige Lebensmittelkontakt-Konformität wird pauschal als PPWR-Nachweis angegeben, ohne Bezug zu den Anforderungen der PPWR
• Beschichtungen, Druckfarben, Klebstoffe oder Verschlüsse werden nicht abgedeckt
• Unterschrift, verantwortliche Person oder Versionsangabe fehlen
• Marketing-Zertifikate oder Umweltlabels ersetzen technische Angaben

Lassen Sie unklare Aussagen gezielt ergänzen. Eine ausbleibende oder unzureichende Antwort sollte als offene Lücke dokumentiert bleiben und nicht als Bestätigung gewertet werden.

Aufbewahrung: Wie lange Sie Lieferantennachweise vorhalten müssen

Lieferantenunterlagen fließen in die technische Dokumentation ein. Nach Art. 15 Abs. 3 PPWR bewahren Erzeuger die technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung auf:

• Einwegverpackungen: fünf Jahre ab dem Tag des Inverkehrbringens
• Mehrwegverpackungen: zehn Jahre ab dem Tag des Inverkehrbringens

Planen Sie deshalb eine Ablage, die Dokumentenversionen, Gültigkeitszeiträume und die Zuordnung zu Verpackungen über diesen Zeitraum nachvollziehbar hält. Ersetzt ein Lieferant ein Dokument, sollte die frühere Version nicht einfach überschrieben werden.

Ein Beispiel aus dem Verpackungsalltag

Ein vereinfachtes Beispiel: Ein Lebensmittelunternehmen bezieht Becher und Deckel von verschiedenen Lieferanten. Zum Becher liegt eine aktuelle Spezifikation vor. Die Erklärung zum Deckel nennt jedoch keine Artikelnummer. Zunächst ist daher zu klären, ob sie für das tatsächlich eingesetzte Material gilt. Da beide Komponenten Lebensmittelkontakt haben können, braucht das Team außerdem für beide Teile Angaben zu PFAS und Schwermetallen. Zuletzt müssen beide Komponenten dem richtigen Endprodukt zugeordnet werden.

Die Aufgabe endet folglich nicht mit dem Eingang zweier Dateien. Erst die eindeutige Zuordnung, die fachliche Prüfung und die Bearbeitung offener Punkte ergeben eine nutzbare Grundlage für die Dokumentation. Genau diese Arbeit wird bei einem umfangreichen Sortiment schnell zeitaufwendig.

Fragebogen, Excel oder Lieferantenportal?

Für ein kleines, stabiles Sortiment können ein Fragebogen und eine geordnete Ablage ausreichen. Bei vielen Packmitteln, wechselnden Lieferanten oder mehreren Standorten wächst dagegen vor allem der Aufwand, Antworten nachzuverfolgen, Versionen zu verwalten und Daten aktuell zu halten. Ein Lieferantenportal lohnt sich besonders, wenn viele Anfragen parallel laufen, mehrere Personen Unterlagen bearbeiten oder Spezifikationen häufig wechseln.

So unterstützt cubemos die PPWR-Lieferantenabfrage

Die PPWR-Software von cubemos verbindet Verpackungsdaten, Lieferanten und Nachweise in einem System. Verpackungsstammdaten lassen sich aus dem ERP übernehmen. Über das integrierte Lieferantenportal können Lieferanten technische Datenblätter, Materialspezifikationen und weitere Belege zur jeweiligen Verpackungseinheit bereitstellen. Automatische Anfragen und Erinnerungen unterstützen die Nachverfolgung.

Für Ihr Team stehen Angaben und Belege dadurch im Zusammenhang mit der jeweiligen Verpackung zur Verfügung. cubemos dokumentiert Änderungen mit Datum und Verantwortlichkeit und unterstützt die Erstellung von Konformitätserklärungen auf Basis hinterlegter Daten. Die fachliche Prüfung und Freigabe bleiben bei den verantwortlichen Personen.

Besonders hilfreich ist das, wenn Einkauf, Verpackungsentwicklung und Compliance gemeinsam arbeiten. Auch für weitere Module wie EUDR können gemeinsame Stammdaten genutzt werden; die jeweils spezifischen Nachweise müssen zusätzlich vorliegen.

Sie möchten Ihre Lieferantenabfrage strukturieren und Verpackungsnachweise zentral verwalten? Lernen Sie in einer Demo kennen, wie cubemos Ihre Verpackungsdaten, Lieferanten und Dokumentation zusammenführt.

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Häufige Fragen zur PPWR-Lieferantenabfrage

Welche Unterlagen müssen Lieferanten nach Artikel 16 PPWR bereitstellen?

Alle Informationen und Unterlagen, die der Erzeuger für den Konformitätsnachweis benötigt, einschließlich der technischen Dokumentation nach Anhang VII und der Angaben zu den Anforderungen der Artikel 5 bis 11. Bei kontaktempfindlichen Verpackungen kommen die Informationen hinzu, die das dafür geltende Unionsrecht vorsieht.

Gibt es einen vorgeschriebenen PPWR-Lieferantenfragebogen?

Nein. Artikel 16 schreibt kein einheitliches Formular vor. Entscheidend ist, dass die für den Konformitätsnachweis benötigten Informationen und Unterlagen bereitgestellt werden – auf Papier oder elektronisch. Ein standardisierter Fragebogen hilft, diesen Austausch zu organisieren.

Reicht eine allgemeine Lieferantenerklärung aus?

In der Regel nicht. Prüfen Sie, welche Verpackungen, Materialien und Anforderungen die Erklärung tatsächlich abdeckt. Eine allgemeine Zusicherung ohne Artikelbezug oder passende Belege lässt wichtige Fragen offen. Lassen Sie unklare Aussagen ergänzen, statt sie ungeprüft für das gesamte Portfolio zu verwenden.

Muss jeder Lieferant eine Konformitätserklärung ausstellen?

Das hängt von seiner Rolle ab. Die Informationspflicht als Lieferant nach Art. 16 ist von der Pflicht des Erzeugers zur EU-Konformitätserklärung nach Art. 39 zu unterscheiden. Ob ein Lieferant zugleich Erzeuger ist, muss für die betreffende Verpackung geklärt werden.

Brauche ich für jede Verpackung einen PFAS-Prüfbericht?

Nein. Die PFAS-Grenzwerte nach Art. 5 Abs. 5 gelten für Verpackungen, die mit Lebensmitteln in Berührung kommen. Für diese sollten Sie belastbare, artikelbezogene Nachweise anfordern. Die Schwermetallgrenze nach Art. 5 Abs. 4 betrifft dagegen alle Verpackungen.

Ist ein REACH-Nachweis für die PPWR ausreichend?

Nicht automatisch. REACH und die PPWR verfolgen unterschiedliche Anforderungen. Ein REACH-Dokument kann Teil der Datengrundlage sein, ersetzt aber keine Angaben zu den konkreten PPWR-Anforderungen wie Schwermetallen oder PFAS.

Wie lange müssen Lieferantennachweise aufbewahrt werden?

Sie sind Teil der technischen Dokumentation. Diese bewahren Erzeuger nach Art. 15 Abs. 3 fünf Jahre (Einwegverpackungen) bzw. zehn Jahre (Mehrwegverpackungen) ab dem Inverkehrbringen auf.

Was tun, wenn Lieferanten nicht antworten?

Dokumentieren Sie die Anfrage, erinnern Sie mit konkreter Artikelliste und klären Sie offene Punkte mit Einkauf und Compliance. Bewerten Sie, welche Nachweise anderweitig beschafft werden können, etwa durch eigene Prüfungen. Eine ausbleibende Antwort sollte als offene Lücke sichtbar bleiben und nicht als Bestätigung gewertet werden.

Wann lohnt sich ein Lieferantenportal?

Ein Portal wird besonders interessant, wenn viele Anfragen parallel laufen, mehrere Personen Unterlagen bearbeiten oder Spezifikationen häufig wechseln. Entscheidend ist, ob es die Zuordnung, Bearbeitung und Aktualisierung gegenüber Ihrem bisherigen Prozess nachvollziehbar erleichtert.